Privacy Policy

1. Wie zijn wij?

Mbrella SA/NV ("Mbrella") is de eigenaar van de website (Mbrella: de flexibele mobiliteitsoplossing voor bedrijven) (de "Website") en van het platform Mbrella (het "Platform"). Alle verwijzingen naar "wij", "ons" of "onze" in dit privacybeleid hebben betrekking op Mbrella.

Mbrella is een onderneming die gespecialiseerd is in het beheer van mobiliteit en de voordelen voor bedrijven en hun werknemers.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing en wat omvat het?

Bij Mbrella hechten we veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en doen we er alles aan om de ons toevertrouwde persoonsgegevens op een conforme en transparante manier te beschermen en te verwerken, en dit in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ("AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens ("Wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer").

Dit gegevensbeschermingsbeleid ("Beleid") is van toepassing op alle personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken ("Betrokken personen" of "u"), zoals klanten, bezoekers van de Website en gebruikers van het Platform.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee Mbrella u als natuurlijke persoon kan identificeren. Met dit Beleid willen we u informeren over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken wanneer we onze activiteiten uitoefenen of wanneer u deze Website bezoekt of het Platform gebruikt, en over de redenen waarom we dat doen, aan wie we deze informatie doorgeven, wat uw rechten zijn en tot wie u zich kunt wenden voor meer informatie.

3. Is Mbrella verwerkingsverantwoordelijke of verwerker?

De rol van Mbrella op het vlak van gegevensbescherming hangt af van de context waarin de gegevens verwerkt worden:

• Mbrella treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via zijn website verzameld worden en voor de gegevens van zijn eigen klanten (de gebruikers/beheerders van de bedrijven die gebruikmaken van de diensten van Mbrella). Dit betekent dat Mbrella het doel en de middelen bepaalt voor de verwerking van deze gegevens.

Mbrella kan ook als verwerkingsverantwoordelijke beschouwd worden wanneer het persoonsgegevens gebruikt voor eigen doeleinden die niet strikt onder de contractuele instructies van de klant vallen. Als Mbrella bijvoorbeeld de gebruiksgegevens van het Platform analyseert om zijn diensten te verbeteren of nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen, treedt het op als verwerkingsverantwoordelijke.

• Mbrella treedt op als verwerker voor de persoonsgegevens van de werknemers van klanten die het Platform gebruiken. In dat geval verwerkt Mbrella de persoonsgegevens namens en in opdracht van zijn klanten, die verantwoordelijk blijven voor de verwerking van de gegevens van hun werknemers.

4. Hoe worden uw gegevens verzameld?

Wij krijgen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u zich registreert op de Website of het Platform en de velden invult die bepaalde persoonsgegevens vereisen, waardoor deze gegevens onmiddellijk beschikbaar zijn voor Mbrella.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verkrijgen doordat u onze diensten, onze Website of ons Platform gebruikt of wanneer u in contact komt met onze klantendienst.

5. Welke gegevens verzamelen we?

Mbrella kan de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, e-mailadres (zakelijk of privé), telefoonnummer, postadres, taal, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, ondernemingsnummer, functie, titel.

• Professionele gegevens: informatie over de werkgever, de arbeidsovereenkomst, het loon, de voordelen, afwezigheden (type afwezigheid: ziekte, vakantie ...), prestatie-evaluaties, het personeelsnummer ('employee payroll ID'), het mobiliteitsbudget, werknemersgroepen, het beheer van abonnementen en voordelen, evenals informatie die door kandidaten wordt verstrekt tijdens de aanwerving (cv, LinkedIn-profiel, gespreksnotities enz.)

• Financiële gegevens: bankgegevens (IBAN, kredietkaartnummer), bedrag van de uitgaven, bewijsstukken van de uitgaven, facturatiegegevens, gegevens met betrekking tot transacties en terugbetalingen.

• Mobiliteits- en vervoersgegevens: vertrek- en aankomstadressen, reisafstanden, gebruikte vervoerswijzen, datums en soorten trajecten (woon-werkverkeer, professionele verplaatsingen, telewerk), informatie over de voertuigen (merk, model, kilometerteller, nummerplaat), laadgegevens van elektrische voertuigen, MOBIB-kaartnummer.

• Gegevens met betrekking tot het gebruik van de diensten: inloggegevens, gebruikshistoriek van het Platform, voorkeuren, communicatie met de helpdesk, verzoeken om ondersteuning, deelname aan evenementen of webinars.

• Communicatiegegevens: inhoud van de communicatie met de klantendienst of de helpdesk (via e-mail, chat, telefoon), gespreksnotities, contactformulieren, verzoeken om informatie of ondersteuning.

• Gevoelige of bijzondere gegevens (in een aantal specifieke gevallen): rijksregisternummer (voor bepaalde mobiliteitsdiensten wanneer dit wettelijk vereist is), informatie over de gezondheid of de gezinssituatie als dit vereist is door de wetgeving of de gebruikte dienst.

• Technische gegevens: informatie over de gebruikte apps of software, IP-adressen, verbindingslogs, navigatiegegevens op het Platform of de Website.

De exacte aard van de verzamelde gegevens hangt af van de gebruikte dienst, uw relatie met Mbrella (klant, werknemer van een klant, prospect enz.) en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

6. Waarom verzamelen wij uw gegevens en op welke wettelijke basis gebeurt dit?

Wij verzamelen uw gegevens om u onze diensten te kunnen leveren, onze relatie met u te beheren en te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. De verwerkingsdoeleinden variëren naargelang de gebruikte dienst, maar berusten altijd op een wettelijke basis in overeenstemming met de AVG.

A. Beheer van de contractuele relaties en de geleverde diensten

Wij gebruiken uw gegevens om:
• klant- en gebruikersaccounts aan te maken en te beheren op het Platform;
• abonnementen, mobiliteitsbudgetten en de bijbehorende voordelen en diensten te beheren;
• onkosten, terugbetalingen, woon-werkverkeer, thuiswerkdagen en andere mobiliteitsgerelateerde zaken te verwerken;
• openbaar vervoer, laadpunten voor elektrische voertuigen en andere mobiliteitsgerelateerde diensten te activeren en beheren.

Wettelijke basis:
• Uitvoering van de overeenkomst

B. Communicatie en ondersteuning

Wij gebruiken uw gegevens om:
• te antwoorden op uw vragen via de klantendienst of het contactformulier;
• u te helpen bij het gebruik van het Platform;
• onze diensten te verbeteren en technische problemen op te lossen.

Wettelijke basis:
• Uitvoering van de overeenkomst

C. Beheer van onze accounts op sociale media

Wanneer u met Mbrella interageert via zijn accounts op sociale media (zoals LinkedIn, Instagram en Facebook), kunnen er bepaalde gegevens verwerkt worden.

Wij gebruiken uw gegevens om:
• te reageren op uw berichten of opmerkingen;
• de bezoekers en de activiteit op onze pagina's te analyseren;
• onze diensten en evenementen te promoten;
• onze online communicatie te verbeteren;
• de interactie en de communicatiecampagnes op te volgen.

Wettelijke basis:
• Gerechtvaardigd belang: Mbrella heeft een gerechtvaardigd belang bij het waarborgen van zijn online aanwezigheid, het communiceren met gebruikers en het verzamelen van geanonimiseerde statistieken over het publiek dat zijn pagina's bezoekt.
• Toestemming: voor het gebruik van cookies en andere trackers op onze Website, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Verantwoordelijkheid van de platformen:

Wanneer u interactie hebt met onze pagina's op sociale media, kunnen de platformen in kwestie (LinkedIn, Instagram, Facebook) uw gegevens ook verwerken als gezamenlijke of onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken. De verwerking door deze platformen, met name om hun advertentiesysteem te optimaliseren of bezoekersstatistieken te verzamelen, valt onder hun eigen privacybeleid. Wij raden u dan ook aan het privacybeleid van elk sociaal netwerk te raadplegen voor meer informatie.

D. Marketing en evenementen

Wij gebruiken uw gegevens om:
• u in te schrijven voor webinars of evenementen;
• u commerciële berichten of informatie over onze diensten te sturen, als u hiermee hebt ingestemd;
• de interactie met onze commerciële teams in goede banen te leiden.

Wettelijke basis:
• Toestemming

E. Naleving van wet- en regelgeving

Wij gebruiken uw gegevens om:
• te voldoen aan onze boekhoudkundige, fiscale, sociale en wettelijke verplichtingen.

Wettelijke basis:
• Wettelijke verplichting (deze verwerkingen zijn wettelijk verplicht en vereisen uw toestemming niet)

7. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met externe dienstverleners die namens Mbrella optreden als onderaannemers. Deze partners treden uitsluitend op in het kader van de in dit Beleid beschreven doeleinden en volgens de strikte instructies van Mbrella.

De voornaamste categorieën van onderaannemers zijn:

• Onze cloudprovider: om uw gegevens op een veilige manier op te slaan (bv. AWS).
• Onze tools voor het beheer van de klantenrelaties (CRM): om commerciële en marketinginteracties te beheren (bv. Hubspot).
• Onze ondersteunings- en communicatietools: om te antwoorden op uw vragen en uw gebruikerservaring te verbeteren (bv. Intercom, Google Workspace).
• Onze facturatie- en betaaltools: om de transacties en abonnementen te beheren (bv. Stripe).
• Onze analyse- en geautomatiseerde verwerkingstools: om bepaalde handelingen te vergemakkelijken, zoals het analyseren van kwitanties of het valideren van uitgaven (bv. OpenAI) (zie punt 8 hieronder).
• Onze kaarttools: om trajectafstanden en mobiliteitsvergoedingen te berekenen (bv. Google Maps).

Deze onderaannemers zijn contractueel verplicht om de veiligheid, vertrouwelijkheid en compliance te garanderen van de persoonsgegevens die zij verwerken. Er wordt steeds een onderaannemingsovereenkomst gesloten in overeenstemming met Artikel 28 van de AVG.

In sommige gevallen kunnen uw gegevens ook doorgegeven worden aan derden die optreden als onafhankelijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, met name:

• Onze mobiliteitspartners: om openbaar vervoer of elektrische laaddiensten te activeren (bv. De Lijn, TEC, STIB/MIVB, SNCB/NMBS, LMS, Deftpower).
• De sociale secretariaten waarmee de klanten van Mbrella een contract hebben in het kader van hun (loon)administratie.
• Onze juridische adviseurs of gerechtsdeurwaarders, in geval van een geschil of gerechtelijke procedure.
• De bevoegde overheidsinstanties, in geval van een wettelijke verplichting of een officieel verzoek.
• Sociale media en advertentieplatformen, wanneer u interageert met onze content of campagnes (bv. LinkedIn, Facebook, Instagram). In dit kader kunnen Mbrella en deze platformen optreden als gezamenlijke verantwoordelijken voor bepaalde targeting- of publieksmetingacties, in overeenstemming met Artikel 26 van de AVG.

8. Maken we gebruik van artificiële intelligentie?

We kunnen gebruikmaken van artificiële intelligentie om bepaalde handelingen te vergemakkelijken, zoals het analyseren van content of het vooraf invullen van formulieren. In dit kader wordt artificiële intelligentie gebruikt zonder dat er sprake is van autonome beslissingen.

De gebruiker behoudt de volledige controle over de verzamelde gegevens, die hij kan verifiëren, wijzigen of verwijderen voordat ze opgeslagen of verzonden worden.

9. Waar worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden voornamelijk opgeslagen in databases die worden gehost door onze cloudproviders in de Europese Economische Ruimte (EER), met name in Ierland, België en Nederland. Dit omvat AWS, Google Workspace, Hubspot en Intercom. Deze providers nemen technische en organisatorische maatregelen die voldoen aan erkende veiligheidsnormen (bv. SOC 2, ISO 27001).

Wanneer wij samenwerken met partners buiten EER kunnen uw gegevens overgedragen en opgeslagen worden buiten de EER. Dergelijke overdrachten kunnen betrekking hebben op diensten zoals hosting-, betaal-, communicatie- of mobiliteitsdiensten.

De overdracht wordt gereguleerd door passende beschermingsmechanismen die erkend worden door de Europese wetgeving zoals:
• de naleving van het EU-US Data Privacy Framework,
• het gebruik van standaard contractuele clausules (SCC's),
• of andere door de Europese wetgeving erkende waarborgen.

We waken erover dat al onze onderaannemers voldoen aan de AVG-vereisten op het vlak van veiligheid, vertrouwelijkheid en compliance.

10. Hoe beschermen wij uw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens te waarborgen. Deze maatregelen zijn bedoeld om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking.

11. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens hangt af van het doel van de verwerking en van het soort gegevens waar het om gaat. Mbrella hanteert proportionele bewaartermijnen, in overeenstemming met de wettelijke en contractuele vereisten.

Hieronder vindt u in grote lijnen de gehanteerde bewaartermijnen:

• Gegevens met betrekking tot het gebruik van het Platform (accounts, budgetten, trajecten, uitgaven, voordelen)
Als verwerker bewaart Mbrella de gegevens in overeenstemming met de instructies van zijn klanten, die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de gegevens van hun medewerkers. Deze termijnen worden bepaald door de klanten, in functie van hun wettelijke, contractuele en operationele verplichtingen.

• Ondersteunings- en communicatiegegevens met werknemers van klanten die het Platform gebruiken (chats, e-mails, verzoeken om ondersteuning)
Bewaard zolang de klant een contract heeft met Mbrella en de gebruiker (werknemer) een account heeft op het Platform.

• Marketing- en commerciële gegevens (formulieren, inschrijvingen voor evenementen, interacties met het commerciële team)
Bewaard gedurende 3 jaar na de laatste interactie.

• Facturatie- en boekhoudgegevens
Bewaard gedurende 10 jaar overeenkomstig de wettelijke verplichtingen.

• Technische gegevens bij uw bezoek aan onze accounts op sociale media
Bewaard zolang onze accounts op deze sociale media bestaan en zolang u ze bezoekt.

12. Wat zijn uw rechten?

In overeenstemming met de AVG hebt u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze rechten stellen u in staat om de controle te behouden over uw gegevens. De uitoefening van deze rechten hangt echter af van de rol die Mbrella speelt bij de verwerking van uw gegevens:

• Wanneer Mbrella optreedt als verwerkingsverantwoordelijke kunt u uw rechten rechtstreeks bij Mbrella uitoefenen.
• Wanneer Mbrella optreedt als verwerker voor rekening van zijn klanten (bijvoorbeeld voor de gegevens van werknemers van bedrijven die klant zijn), dient u uw rechten uit te oefenen bij de verwerkingsverantwoordelijke, d.w.z. uw werkgever of het bedrijf dat klant is. Mbrella zal deze verantwoordelijke helpen bij de behandeling van uw verzoek, overeenkomstig Artikel 28 van de AVG.

De rechten omvatten:

• Recht op informatie: u kunt informatie bekomen over de verwerking van uw gegevens. Dit recht wordt uitgeoefend door middel van dit document. Als de verwerkte gegevens betrekking hebben op uw werknemers, verbindt u zich ertoe dit document aan hen te bezorgen.
• Recht op toegang: u kunt uw persoonsgegevens raadplegen en er een kopie van krijgen.
• Recht op rechtzetting: u kunt vragen om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering of beperking: u kunt verzoeken om uw gegevens te verwijderen of om de manier waarop wij deze gegevens gebruiken te beperken, als u denkt dat wij geen wettelijke basis (meer) hebben om deze te verwerken.
• Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens, met name voor directmarketingdoeleinden of wanneer de verwerking berust op het gerechtvaardigd belang.
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt vragen om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat, of om ze rechtstreeks over te maken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer de verwerking berust op uw toestemming kunt u die op elk moment intrekken, zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór deze intrekking.
• Recht om een klacht in te dienen: u kunt een klacht indienen bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit als u van mening bent dat uw rechten niet gerespecteerd werden.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in de sectie 'Hoe kunt u ons contacteren?'.

13. Hoe kunt u ons contacteren?

Als u vragen hebt over dit Beleid, de uitoefening van uw rechten of de manier waarop Mbrella uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u ons contacteren via de volgende contactgegevens:

Mbrella SA/NV
Adres: Cantersteen 12, 1000 Brussel
Ondernemingsnummer: 0776.753.432
Algemeen e-mailadres: hello@mbrella.eu
E-mailadres van de Data Protection Officer (DPO): dpo@dieteren.be

Wij verbinden ons ertoe om zo snel mogelijk te antwoorden op uw vraag en u te begeleiden bij de uitoefening van uw rechten.