Berekening van de TCO voor het federaal mobiliteitsbudget
Wat is de TCO?
Om het federale mobiliteitsbudget te berekenen, moeten de totale eigendomskosten (TCO) van de (referentie) auto van de werknemer worden berekend. Het is belangrijk om eerst de bredere context te bespreken.
Wil je snel de TCO voor jouw bedrijfswagens berekenen? Download onze calculator.
De TCO-berekening voor het federale mobiliteitsbudget is een TCO 2. Het betreft de totale jaarlijkse brutokosten voor de werkgever van de ingeleverde bedrijfswagen of van de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt. Hieronder vind je meer informatie over de definitie van TCO 2.
- TCO 1 omvat de kosten van het voertuig en de bijbehorende autokosten, de brandstofkosten en de CO₂-bijdrage.
- TCO 2 bestaat uit TCO 1 en aanvullende belastingen in verband met niet-toegestane uitgaven, gekoppeld aan het aftrekbaarheidspercentage van het voertuig, op leasekosten, brandstofkosten en voordelen in natura (17% of 40% niet toegestane uitgaven).
- TCO 3 komt overeen met TCO 2 minus de belastingbesparingen, die gekoppeld zijn aan het aftrekbaarheidspercentage van de aanwervingskosten, de gerelateerde autokosten, de brandstofkosten en de CO₂-bijdrage.
De werkgever bepaalt of de TCO per werknemer of per functiecategorie wordt berekend. Als de TCO per functiecategorie wordt berekend, wordt één (referentie) voertuig gekozen dat de categorie vertegenwoordigt. In dit geval worden ook gemiddelden gebruikt voor alle andere autogerelateerde kosten.
De overheid heeft twee formules opgesteld die de werkgever kan kiezen om de TCO voor het federale mobiliteitsbudget te berekenen. Namelijk de formule voor werkelijke kosten en de formule met vaste waarde. De methode die de werkgever uiteindelijk kiest en gebruikt, moet minstens 3 jaar worden gebruikt. Deze methode wordt ook gebruikt voor alle TCO-berekeningen. Al gebruik je altijd de vastewaardeformule voor werknemers die geen baat hebben bij een bedrijfswagen of voor werknemers die van baan veranderen waaraan een andere bedrijfswagen gekoppeld is. In deze situaties heb je (nog) geen werkelijke kosten die nodig zijn voor de werkelijke kostenformule. In dit opzicht kunnen beide formules nog steeds actief zijn in het bedrijf.
Werkelijke kostenformule
Dit is een gemiddelde van de jaarlijkse totale brutokost van de werkgever om een bedrijfswagen ter beschikking te stellen aan een werknemer. Je berekent het gemiddelde (indien mogelijk) op basis van de vier laatste kalenderjaren. Zo worden toevallige hoge of lage kosten in een bepaald jaar niet als enige referentie gebruikt.
De werkelijke kosten, die in rekening genomen moeten worden, kunnen opgedeeld worden in vier categorieën:
De auto van de zaak
- Jaarlijkse afschrijving van 20 procent van de aankoopprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen of de kosten van de huur of leasing. Rekening houdend met de opties en accessoires die in rekening worden gebracht en de toegekende kortingen;
- Rente op vreemd vermogen;
- Brandstof- en/of elektriciteitskosten;
- Administratiekosten met betrekking tot brandstof- en laadkaarten;
- Kosten voor het rijklaar maken van het voertuig;
- Verzekeringskosten (incl. franchisekosten);
- Kosten van de technische inspectie.
Het laadstation
- Jaarlijkse afschrijving van 20 procent van de kosten van het laadstation en de installatie ervan;
- Onderhouds- en reparatiekosten van het laadstation;
- Beheerskosten van het laadstation en de kabel.
Belastingen en fiscale aspecten
- Belasting bij registratie;
- Wegenbelasting;
- Patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten behoeve van de RSZ;
- Niet-terugvorderbare btw op alle kostenposten;
- Belasting op het niet-aftrekbare deel van de bovenstaande items;
- Belasting op het deel van de uitkering in natura dat een niet toegestane uitgave is.
Andere kosten
- Tol- en parkeerkosten;
- Schoonmaak-, onderhouds- en reparatiekosten;
- De kosten van een vervangende auto;
- Kosten voor het vervangen, vervangen en opslaan van de banden;
- Kosten van deskundigen bij inlevering van het voertuig aan het einde van het contract of in geval van een verandering van bestuurder;
- Reparatiekosten geïnventariseerd bij inlevering van het voertuig aan het einde van het contract;
- Beheerskosten van diensten.
Forfaitaire waardeformule
Voor de forfaitaire waardeformule moet je een splitsing maken tussen gehuurde of geleasede bedrijfswagens en bedrijfswagens in eigendom of via financiële leasing. Je moet in beide gevallen een vast component optellen met een variabel component.
Gehuurde of geleasede bedrijfswagens
Het vaste onderdeel:
Jaarlijkse huur- of leasekosten + gemiddelde andere jaarlijkse kosten* + niet-aftrekbare btw + belasting op niet-aftrekbare autokosten + CO2-solidariteitsbijdrage
De variabele (brandstof) component:
(6.000 + enkele afstand van huis naar werk x 2 x 200) x 0,13
Dit komt overeen met 6.000 privékilometers plus woon-werkverkeer gedurende 200 werkdagen, vermenigvuldigd met 30 procent van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel uitkeert.
* Dit betreft alle andere kosten die niet zijn inbegrepen in de huur- of huurprijs. De kostenlijst onder de sectie „Formule voor werkelijke kosten” wordt hier als referentie gebruikt. Hierbij moeten de gemiddelde kosten van de afgelopen drie jaar worden gebruikt.
Bedrijfswagens in eigendom van of via financiële leasing
Het vaste onderdeel:
Cataloguswaarde van de bedrijfswagen x 0,25 + belasting op niet-aftrekbare autokosten + CO2-solidariteitsbijdrage
We werken met 25 procent van de cataloguswaarde. De overheid vergelijkt dit met de kosten van een gemiddeld voertuig dat 30.000 kilometer per jaar aflegt.
De variabele (brandstof) component:
(6.000 + enkele afstand van huis naar werk x 2 x 200) x 0,13
Dit komt overeen met 6.000 privékilometers plus woon-werkverkeer gedurende 200 werkdagen, vermenigvuldigd met 30 procent van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel uitkeert.
Vergeet niet!
- Bij de werkelijke kostenformule moeten er mogelijks op het einde van het kalenderjaar of op het einde van het leasecontract correcties gemaakt worden. De werkelijke kosten moeten hier namelijk in rekening genomen worden. Inschattingen die tijdens de calculatie niet correct zijn gemaakt, moeten nog verrekend worden in het mobiliteitsbudget.
- Kosten voor beroepsverplaatsingen mogen altijd buiten beschouwing gelaten worden bij de berekening van de TCO. De werkgever beslist hierover. Als deze kosten niet in de TCO zitten, moeten deze altijd nog bovenop het mobiliteitsbudget betaald worden.
- Als de werkgever na een periode van drie jaar besluit om over te schakelen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), heeft dit enkel gevolgen voor werknemers die nieuw deelnemen aan het wettelijk mobiliteitsbudget.
- Tot slot, als u als werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het gebruik van een bedrijfswagen, wordt het bedrag afgetrokken van het federale mobiliteitsbudget.
Voorbeeld
De onderneming wil voor zijn jongste functiecategorie het mobiliteitsbudget implementeren. Hiervoor moet er een TCO berekend worden. De gekozen referentiewagen voor deze categorie is een Seat Ibiza (25.000 km/jaar voor 5 jaar, CO2-uitstoot 113 gr/km), de onderneming werkt doorgaans met een operationele lease. Het bedrijf kiest ter simplificatie voor de forfaitaire waardeformule.
De gegevens:
- De maandelijkse leasekost voor de wagen is 393 euro (excl. BTW);
- Overige kosten waarin de car policy voorziet bedragen 40 euro per maand (excl. BTW) voor carwash & parking. Er wordt geen laadstation betaald en de brandstofkosten zijn niet inbegrepen in de leasekost;
- De vennootschapsbelasting is 25%;
- De btw-aftrekbaarheid gebeurt forfaitair en bedraagt dus 35%;
- De fiscale aftrekbaarheid van de bedrijfswagen bedraagt 66,33%;
- De CO2-bijdrage bedraagt 383,88 euro;
- De gemiddelde reisafstand van de categorie bedraagt 15 km (enkele reis).
De berekening:
Leasekosten en andere kosten:
393 euro x 12 = 4.716 euro + 40 euro x 12 = 5.196 euro.
BTW:
5.196 euro x 21% btw = 1.091,16 euro x 65% (niet-aftrekbare btw) = 709,26 euro.
Belasting:
5.196 euro x 33,67% (afgewezen uitgaven) x 25% = 1.749,49 euro.
Vast onderdeel:
5.196 + 709,26 + 1.749,49 + 383,88 = 8.038,63 euro.
Variabele component:
(6.000 + (15 x 2 x 200)) x 0,13= 1.560,00 euro.
De TCO van de Seat Ibiza, of het mobiliteitsbudget voor de juniorcategorie:
8.038,63 + 1.560,00 = 9.598,63 euro.
TER INFO! : Dit budget mag nooit lager zijn dan €3.055 (2024) en nooit meer dan 20% van het totale bruto jaarsalaris van de werknemer, met een maximum van €16.293 (2024).
Vraag uw TCO-calculator aan en ga zelf aan de slag!
Voorkom het gedoe om de juiste formule voor uw TCO te vinden.
Met ons gratis TCO Calculator-sjabloon kunt u in een mum van tijd beginnen met het berekenen van uw mobiliteitsbudget.
Gerelateerde inhoud
Bedrijfsvervoerplan
Mobiliteitsbudget Whitepaper 2024
Klaar om ons product te proberen?
Begin met het aanbieden van flexibele en groene mobiliteit aan uw werknemers zonder administratieve rompslomp. Neem contact op voor een volledige demo van ons platform of meld je aan voor een gratis account.
Veelgestelde vragen
Elke vraag heeft een antwoord. Kun je het antwoord op je vraag niet vinden? Laat het ons weten!
Wanneer uw werknemers onderweg zijn naar een klant of naar een evenement, hebben ze vaak mobiliteitskosten zoals parkeren, openbaar vervoer, elektrische trappen,... Deze beroepskosten kunnen worden vergoed via een zakelijk mobiliteitsbudget.
Het flexible mobiliteitsbudget kan op meerdere manieren worden gebruikt. Het budget kan een beloning zijn voor de werknemers die vorig jaar niet veel kilometers hebben gereden. Het kan een budget zijn dat de werknemer kan gebruiken voor zijn/haar reiskosten. Het flexibele mobiliteitsbudget kan zelfs worden gebruikt om het mobiliteitsgedeelte van uw flex inkomensplan (cafetariaplan) af te handelen.
Afhankelijk van de uitgaven worden belastingen en sociale premies betaald. De reiskosten voor parkeren, fietsen en openbaar vervoer zijn belasting- en sociale bijdragevrij. De reiskosten voor andere mobiliteitsdiensten zijn niet belastingvrij, dit kan van invloed zijn op de inkomsten uit de personenbelasting (werknemers) en de vennootschapsbelasting (werkgever). Maar zijn vrij van sociale bijdragen. Mobiliteitsuitgaven om privéredenen worden behandeld alsof het een brutoloon is.
Het flexibel mobiliteitsbudget is een budget dat alle werknemers kunnen gebruiken om hun duurzame mobiliteitskosten te vergoeden. Ze kunnen het budget besteden aan openbaar vervoer, parkeren, elektrische trappen, deelfietsen... in plaats van hun opties te beperken tot bijvoorbeeld alleen treinritten. Het is het ideale alternatief voor bedrijven die niet voldoen aan de strenge voorwaarden van het federale mobiliteitsbudget of die hun werknemers willen belonen met een duurzaam voordeel. Maar er zijn geen huisvestingskosten mogelijk en belastingen en sociale bijdragen worden betaald, afhankelijk van het uitgaventype.
Het federale mobiliteitsbudget mag niet hoger zijn dan 20% van het totale brutoloon van de werknemer (brutoloon + alle andere voordelen, maar geen vakantiegeld). Daarnaast mag het federale mobiliteitsbudget niet hoger zijn dan 16.293 euro en niet lager dan 3.055 euro (cijfers van 2024).
Mbrella is de eerste zakelijke mobiliteitsoplossing die is ontworpen om werknemers te ondersteunen en HR-professionals volledig te ontzorgen. We bieden software die u helpt bij het beheren van mobiliteitsbudgetten, woon-werkverkeer vergoedingen, abonnementen op het openbaar vervoer en nog veel meer.
Als u binnen een straal van 10 km van uw normale werkplek woont, kunt u huur- of hypotheekrente en kapitaalbetalingen financieren met het federale mobiliteitsbudget. Staat je normale werkplek expliciet vermeld op je arbeidsovereenkomst MAAR werk je meestal (meer dan 50%) ergens anders (zoals thuis)? Dan kan je 'normale werkplek' je werkelijke werkplek zijn. Zorg ervoor dat uw werkgever dit aan de administratie kan bewijzen.
Ja, het federale mobiliteitsbudget komt kleinere bedrijven ten goede omdat het kostenneutraal is en de werknemerstevredenheid verhoogt door middel van flexibele, milieuvriendelijke vervoersopties, terwijl het tegelijkertijd belastingvoordelen biedt en duurzaamheidsdoelstellingen ondersteunt.
Afhankelijk van de terugbetalingsgeschiedenis van het bedrijf aan de werknemer kunnen de fietsvergoeding, de vergoeding voor het openbaar vervoer, de door de werkgever georganiseerde carpoolvergoeding en de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets bovenop of binnen het federale mobiliteitsbudget liggen als de vergoeding er minstens 3 maanden vóór de aanvraag van het federale mobiliteitsbudget was.
Belgische werkgevers zijn niet verplicht om het federale mobiliteitsbudget aan te bieden aan elke werknemer met een bedrijfswagen. Het is een vrijwillige optie die werkgevers kunnen bieden, en zowel de werkgever als de werknemer moeten ermee instemmen om deel te nemen aan het mobiliteitsbudgetsysteem. Dit maakt flexibiliteit en onderhandeling mogelijk tussen de werkgever en de werknemer over het al dan niet overstappen van een bedrijfswagen naar het federale mobiliteitsbudget.
Nee, werkgevers zijn niet verplicht om alle mobiliteitsopties aan te bieden binnen het federale mobiliteitsbudget. Ze hebben de flexibiliteit om te kiezen welke opties ze willen aanbieden, op basis van hun bedrijfsbeleid en de behoeften van hun werknemers. Werkgevers moeten zorgen voor duidelijke communicatie over de beschikbare opties aan hun werknemers. Uitgavencategorieën kunnen worden beheerd in Mbrella.
Bedrijven die in aanmerking komen voor het mobiliteitsbudget moeten aan specifieke criteria voldoen. In de eerste plaats moeten ze onmiddellijk vóór de uitvoering van het mobiliteitsbudget een of meer bedrijfswagens beschikbaar hebben gesteld aan hun werknemers gedurende een ononderbroken periode van ten minste 36 maanden. Deze subsidiabiliteit zorgt ervoor dat het mobiliteitsbudget kan dienen als alternatief voor het bedrijfswagensysteem, waardoor duurzamere vervoersopties worden bevorderd.
Werknemers die in aanmerking komen voor het federale mobiliteitsbudget moeten ofwel een bedrijfswagen hebben, ofwel in aanmerking komen voor een bedrijfswagen volgens het (auto) beleid van hun werkgever. De vorige wachttijdvereiste is verwijderd, waardoor onmiddellijke geschiktheid mogelijk is. Het mobiliteitsbudget is echter alleen beschikbaar als de werkgever aan bepaalde vereisten voldoet (zie „Komt mijn bedrijf in aanmerking om het mobiliteitsbudget aan te bieden?”)
Om het toegestane mobiliteitsbudget te berekenen, moet u de Total Cost of Ownership (TCO) van de bedrijfswagen bepalen. Dit omvat alle gerelateerde kosten zoals aankoop- of leaseprijs, brandstof, verzekering, onderhoud, belastingen en afschrijvingen. U kunt de formule voor werkelijke kosten of de forfaitaire formule gebruiken. De gekozen berekeningsmethode moet consistent worden gebruikt binnen uw bedrijf. Mbrella kan u helpen bij het berekenen van de TCO.
Het federale mobiliteitsbudget is een flexibel systeem waarmee werknemers hun (recht op een) bedrijfswagen kunnen inruilen voor een budget. Dit budget kan worden besteed aan milieuvriendelijke auto's, duurzame vervoersmogelijkheden en huisvestingskosten. Ongebruikt budget kan aan het einde van het jaar contant worden ontvangen tegen een gunstig belastingtarief. Dit biedt belastingvoordelen en bevordert duurzame mobiliteit.