Calcul du TCO
Table des matières
Qu'est-ce que le TCO ?
Le TCO (“Total Cost of Ownership”) estime le coût de possession d’un véhicule pour une entreprise en intégrant différentes variables : loyer, carburant, taxes et charges ainsi que la déductibilité fiscale.
Depuis septembre 2023, deux formules officielles ont été publiées par le gouvernement pour estimer le coût total de possession du budget mobilité : la formule des coûts réels et la formule forfaitaire. Dans les deux cas, le TCO est composé de deux couches : TCO1 et TCO2 (voir graphique).
En outre, il est communément admis qu’il existe une troisième couche, le TCO3, qui prend en compte les déductions fiscales.
Étant donné qu’il prend en compte les coûts réels payés par les entreprises, en plus du TCO utilisé pour le calcul du budget de la mobilité, le TCO 2 est le TCO le plus pertinent.
- TCO 1 : comprend le coût du véhicule et les frais connexes, les frais de carburant et la contribution au CO₂.
- TCO 2 : comprend le TCO 1 et les taxes supplémentaires liées aux dépenses refusées, liées au pourcentage de déductibilité du véhicule, sur les frais de location, les frais de carburant et les avantages en nature (17 % ou 40 % de dépenses refusées).
- TCO 3 : correspond au TCO 2 moins les économies d'impôts, qui sont liées au pourcentage de déductibilité des frais de recrutement, aux frais de voiture associés, aux frais de carburant et à la contribution CO₂.
Dans le cadre du budget mobilité, l'employeur détermine si le TCO est calculé par salarié ou par catégorie d'emploi. Si le TCO est calculé par catégorie de fonction, un véhicule (de référence) est choisi pour représenter la catégorie. Dans ce cas, les moyennes sont également utilisées pour tous les autres coûts liés à ce véhicule.
L'employeur peut choisir une des deux méthodes établies par le gouvernement pour calculer le TCO du budget mobilité fédéral. Qu'il opte pour la méthode des coûts réels ou pour la méthode forfaitaire, la méthode choisie sera utilisée pendant au moins 3 ans. Cette méthode est également utilisée pour tous les calculs de TCO. Toutefois, vous devez toujours utiliser la formule de la valeur forfaitaire pour les travailleurs qui ne bénéficient pas d'une voiture de société ou pour les travailleurs qui changent d'emploi auquel une autre voiture de société est liée. En effet, dans ces situations, vous n'avez pas (encore) de coûts réels nécessaires pour la formule des coûts réels. À cet égard, les deux formules peuvent toujours être actives dans l'entreprise.
Formule des coûts réels
Il s'agit d'une moyenne du coût brut total annuel de l'employeur pour la mise à disposition d'une voiture de société à un salarié. La moyenne est calculée (si possible) sur la base des quatre dernières années civiles. Ainsi, les coûts accidentellement élevés ou bas d'une année particulière de la voiture de société ne sont pas utilisés comme seule référence.
Les coûts réels à prendre en compte peuvent être divisés en quatre catégories :
La voiture de fonction
- Amortissement annuel de 20 % du prix d'achat de la voiture de société respectueuse de l'environnement ou des frais de location ou de leasing. En tenant compte des options et accessoires facturés et des remises accordées ;
- Intérêts sur le capital emprunté ;
- Frais de carburant et/ou d'électricité ;
- Frais administratifs relatifs au carburant et aux cartes de recharge ;
- Coûts liés à la mise en état de marche du véhicule ;
- Coûts d'assurance (y compris les frais de franchise) ;
- Coûts du contrôle technique.
La borne de recharge
- Amortissement annuel de 20 % du coût de la borne de recharge et de son installation ;
- Frais d'entretien et de réparation de la borne de recharge ;
- Frais de gestion de la borne de recharge et du câble.
Impôts et aspects fiscaux
- Taxe de mise en circulation ;
- Taxe routière ;
- Contribution patronale de solidarité en matière de CO2 au profit de l'ONSS;
- TVA non récupérable sur tous les éléments de coûts ;
- Impôt sur la partie non déductible des articles ci-dessus ;
- Impôt sur la partie de l'avantage en nature qui constitue une dépense non admise.
Autres coûts
- Frais de péage et de stationnement ;
- Frais de nettoyage, d'entretien et de réparation ;
- Coûts d'une voiture de remplacement ;
- Frais de remplacement, d'échange et de stockage des pneus ;
- Frais d'expertise lors de la restitution du véhicule à la fin du contrat ou en cas de changement de conducteur ;
- Coûts de réparation inventoriés lors de la restitution du véhicule à la fin du contrat ;
- Frais de gestion des services.
Formule forfaitaire
Pour la formule de la valeur forfaitaire, une distinction doit être faite entre les voitures de société louées ou en leasing et les voitures de société en propriété ou en leasing financier. Dans les deux cas, une composante fixe s'ajoute à une composante variable.
Véhicules de société loués ou loués
La composante fixe :
Coût annuel de location ou de leasing + autres frais annuels moyens* + TVA non déductible + taxe sur les frais de voiture non déductibles + contribution de solidarité en matière de CO2
La composante variable (carburant) :
(6 000 + distance aller simple entre le domicile et le travail x 2 x 200) x 0,13
Cela correspond à 6 000 kilomètres privés plus les trajets domicile-travail pendant 200 jours ouvrables, multipliés par 30 % de l'indemnité kilométrique forfaitaire exonérée que l'État verse à son personnel.
* Cela concerne tous les autres frais qui ne sont pas inclus dans le bail ou le coût de location. La liste des coûts figurant dans la section « Formule des coûts réels » est utilisée ici à titre de référence. Un coût moyen des trois dernières années doit être utilisé ici.
Véhicules de société en fonds propres ou en crédit-bail
La composante fixe :
Valeur catalogue de la voiture de société x 0,25 + taxe sur les frais de voiture non déductibles + contribution de solidarité en matière de CO2
Nous travaillons avec 25 % de la valeur du catalogue. Le gouvernement assimile cela au coût d'un véhicule moyen parcourant 30 000 kilomètres par an.
Composante variable (carburant) :
(6 000 + distance aller simple entre le domicile et le travail x 2 x 200) x 0,13
Cela correspond à 6 000 kilomètres privés plus les trajets domicile-travail pendant 200 jours ouvrables, multipliés par 30 % de l'indemnité kilométrique forfaitaire exonérée que l'État verse à son personnel.
A ne pas oublier !
- Les frais des déplacements professionnels peuvent encore être ignorés dans le calcul du TCO. C'est l'employeur qui en décide. Si ces coûts ne sont pas inclus dans le TCO, ils doivent toujours être payés en plus du budget de mobilité.
- La méthode de calcul choisie s'applique à tous les travailleurs pour au moins trois ans. Toutefois, la formule de la valeur forfaitaire sera toujours utilisée pour les travailleurs qui ne bénéficient pas d'une voiture de société ou pour les travailleurs qui changent de fonction à laquelle une autre voiture de société est liée.
- Si l'employeur décide de passer de la méthode de coûts réels à la méthode forfaitaire (ou vice versa) après une période de trois ans, cela n'aura de conséquences que pour les employés qui participent pour la première fois au budget de mobilité statutaire.
- Enfin, si, en tant que salarié, vous payez une contribution personnelle pour utiliser une voiture de société, le montant sera déduit du budget mobilité fédéral.
Exemple
L'entreprise souhaite mettre en œuvre le budget mobilité pour sa catégorie d'emploi la plus jeune. Un TCO doit être calculé à cet effet. La voiture de référence choisie pour cette catégorie est une Seat Ibiza (25 000 km/an pendant 5 ans, émissions de CO2 113 g/km), l'entreprise travaille habituellement avec un contrat de leasing opérationnel. L'entreprise opte pour la formule de la valeur forfaitaire à des fins de simplification.
Les données :
- Le coût mensuel de la location de la voiture est de 393 euros (hors TVA) ;
- Les autres frais prévus dans la car policy s'élèvent à 40 euros par mois (hors TVA) pour le lavage et le stationnement. Il n'y a pas de frais de borne de recharge et les frais de carburant ne sont pas inclus dans le coût de la location ;
- L'impôt sur les sociétés est de 25 % ;
- La déductibilité de la TVA est forfaitaire et s'élève donc à 35 % ;
- La déductibilité fiscale de la voiture de société est de 66,33 % ;
- La contribution au CO2 est de 383,88 euros ;
- La distance moyenne de trajet pour cette catégorie est de 15 km (aller simple).
Le calcul :
Coûts de location et autres coûts :
393 euros x 12 = 4 716 euros + 40 euros x 12 = 5 196 euros.
TVA :
5 196 euros x 21 % TVA = 1 091,16 euros x 65 % (TVA non déductible) = 709,26 euros.
Impôt :
5 196 euros x 33,67 % (dépenses rejetées) x 25 % = 1 749,49 euros.
Composant fixe :
5 196 + 709,26 + 1 749,49 + 383,88 = 8 038,63 euros.
Composant variable :
(6 000 + (15 x 2 x 200)) x 0,13 = 1 560,00 euros.
Le coût total de possession de la Seat Ibiza, ou le budget de mobilité pour la catégorie junior :
8 038,63 + 1 560,00 = 9 598,63 euros.
POUR INFO ! : Ce budget ne peut jamais être inférieur à 3 055€ (2024) et jamais supérieur à 20 % du salaire annuel brut total du salarié, avec un maximum de 16 293€ (2024).
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FAQ
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Le budget mobilité fédéral ne peut pas dépasser 20 % du salaire brut total du salarié (salaire brut + tous les autres avantages, mais pas de pécule de vacances). En outre, le budget mobilité fédéral ne peut pas être supérieur à 16 293 euros ni inférieur à 3 055 euros (chiffres de 2024).
Le budget mobilité flex est un budget que tous les employés peuvent utiliser pour rembourser leurs dépenses de mobilité durable. Ils peuvent dépenser leur budget dans les transports en commun, le stationnement, les trottinettes électriques, les vélos partagés... au lieu de limiter leurs options juste au train par exemple. C'est l'alternative idéale pour les entreprises qui ne respectent pas les conditions strictes du budget mobilité fédéral ou qui souhaitent récompenser leurs employés en leur offrant un avantage durable. Mais aucun coût de logement n'est possible et les impôts et les cotisations sociales sont payés en fonction du type de dépense.
En fonction des dépenses, des impôts et des cotisations sociales sont payés. Les frais de trajet pour le stationnement, le vélo et les transports en commun sont exempts d'impôts et de cotisations sociales. Les frais de trajet pour les autres services de mobilité ne sont pas exonérés d'impôts, ce qui peut influencer le revenu fiscal des particuliers (salarié) et l'impôt sur les sociétés (employeur). Mais sont exempts de cotisations sociales. Les dépenses de mobilité pour raisons privées sont traitées comme s'il s'agissait d'un salaire brut.
Le budget Flex peut être utilisé de plusieurs façons. Le budget peut être une récompense pour les employés qui n'ont pas parcouru beaucoup de kilomètres l'année dernière. Il peut s'agir d'un budget que l'employé peut utiliser pour ses frais de déplacement domicile-travail. Le budget Flex peut même être utilisé pour gérer la partie mobilité de votre plan de revenu flexible (plan cafétaria).
Lorsque vos employés se rendent chez un client ou se rendent à un événement, ils ont souvent des dépenses liées à la mobilité, comme le stationnement, les transports en commun, les trottinettes électriques, ... Ces frais professionnels peuvent être remboursés via un budget professionnel.
Les employés éligibles au budget mobilité fédéral doivent disposer d'une voiture de société ou être éligibles à une voiture dans le cadre de la politique (automobile) de leur employeur. L'exigence relative à la période d'attente précédente a été supprimée, ce qui permet une éligibilité immédiate. Cependant, le budget mobilité n'est disponible que si l'employeur répond à certaines exigences (voir « Mon entreprise peut-elle proposer le budget mobilité ? »)
Mbrella est la première solution de mobilité d'entreprise conçue pour responsabiliser les employés et soulager complètement les professionnels des ressources humaines. Nous proposons des logiciels qui vous aident à gérer les budgets mobilité, les indemnités de trajet, les abonnements aux transports publics et bien plus encore.
Oui, le budget mobilité fédéral profite aux petites entreprises en étant neutre en termes de coûts et en améliorant la satisfaction des employés grâce à des options de transport flexibles et respectueuses de l'environnement, tout en offrant des avantages fiscaux et en soutenant les objectifs de développement durable.
Pour calculer le budget de mobilité autorisé, vous devez déterminer le coût total de possession (TCO) de la voiture de société. Cela inclut toutes les dépenses connexes telles que le prix d'achat ou de location, le carburant, les assurances, l'entretien, les taxes et l'amortissement. Vous pouvez utiliser la formule des coûts réels ou la formule forfaitaire. La méthode de calcul choisie doit être utilisée de manière cohérente au sein de votre entreprise. Mbrella peut vous aider à calculer le TCO.
En fonction de l'historique des remboursements effectués par l'entreprise à l'employé, l'indemnité de vélo, le remboursement des frais de transport en commun, le remboursement du covoiturage organisé par l'employeur et la mise à disposition d'un vélo de société peuvent être en sus ou dans les limites du budget mobilité fédéral si l'allocation existait au moins 3 mois avant la demande du budget mobilité fédéral.
Le budget mobilité fédéral est un système flexible qui permet aux employés d'échanger leur (droit à une) voiture de société contre un budget. Ce budget peut être consacré à des voitures respectueuses de l'environnement, à des options de transport durables et à des frais de logement. Le budget non utilisé peut être reçu en espèces à la fin de l'année à un taux d'imposition avantageux. Cela offre des avantages fiscaux et favorise la mobilité durable.
Les entreprises éligibles au budget mobilité doivent répondre à des critères spécifiques. Tout d'abord, ils doivent avoir mis une ou plusieurs voitures de société à la disposition de leurs employés pendant une période ininterrompue d'au moins 36 mois immédiatement avant la mise en œuvre du budget mobilité. Cette éligibilité garantit que le budget mobilité peut servir d'alternative au système de voiture de société, en promouvant des options de transport plus durables.
Les employeurs belges ne sont pas tenus de proposer le budget mobilité fédéral à chaque salarié possédant une voiture de société. Il s'agit d'une option volontaire que les employeurs peuvent proposer, et l'employeur et le salarié doivent accepter de participer au système de budget mobilité. Cela permet une flexibilité et une négociation entre l'employeur et l'employé quant à l'opportunité de passer d'une voiture de société au budget mobilité fédéral.
Non, les employeurs ne sont pas tenus de proposer toutes les options de mobilité dans le cadre du budget mobilité fédéral. Ils ont la possibilité de choisir les options à proposer, en fonction de la politique de leur entreprise et des besoins de leurs employés. Les employeurs doivent garantir à leurs employés une communication claire sur les options disponibles. Les catégories de dépenses peuvent être gérées dans Mbrella.
Si vous vivez à moins de 10 km de votre lieu de travail habituel, vous pouvez financer le loyer ou les intérêts hypothécaires et les paiements de capital avec le budget mobilité fédéral. Votre lieu de travail habituel est-il explicitement mentionné sur votre contrat de travail MAIS travaillez-vous habituellement (plus de 50 %) ailleurs (par exemple depuis votre domicile) ? Votre « lieu de travail normal » peut alors être votre lieu de travail réel. Veillez à ce que votre employeur puisse le prouver à l'administration.