Indemnités de transport
Table des matières
Que sont les indemnités de trajet domicile - travail (D-T) ?
Les indemnités de trajet sont des allocations que les employeurs accordent aux employés pour couvrir les frais de déplacement entre leur lieu de résidence (adresse du domicile) et leur lieu de travail. Un détour, par exemple pour faire des courses, ne sera pas remboursé. Le trajet le plus court entre le lieu de résidence et le lieu de travail est remboursé. Ces avantages peuvent prendre plusieurs formes et visent à indemniser les employés pour le temps et les coûts associés aux déplacements quotidiens.
Pour information : avec l'indemnité vélo, il n'est pas nécessaire de choisir l'itinéraire le plus court. En consultation avec l'employeur, l'itinéraire le plus court peut être dévié. Ici, par exemple, vous pouvez choisir l'itinéraire le plus sûr mais le plus long.
Quelles sont les indemnités de trajet domicile - travail ?
En mettant en œuvre le budget mobilité dans votre entreprise, vous pouvez :
Réduire votre empreinte écologique
Les employés qui voyagent en transports en commun sont remboursés de leurs frais de voyage. Un arrangement de paiement par un tiers ou une intervention dans les frais de voyage peuvent être utilisés sur la base des règles obligatoires (sectorielles) ;
Indemniser le vélo
Les employés qui se rendent au travail à vélo doivent bénéficier d'une indemnité de vélo. Il s'agit d'une compensation par kilomètre parcouru à vélo ;
Réduire les coûts
Il s'agit d'un remboursement par kilomètre parcouru. L'employé reçoit un certain montant par kilomètre qu'il parcourt entre son domicile et son lieu de travail avec son propre véhicule (par exemple, voiture, pied, scooter) ;
Indemniser le covoiturage
Les employés qui font du covoiturage peuvent être indemnisés, selon que le covoiturage est organisé ou non par l'employeur.
Quelles sont les règles (para)fiscales ?
En Belgique, les indemnités de déplacement sont soumises à des règles fiscales. Il est important que les employeurs et les employés connaissent les règles applicables et gèrent correctement les remboursements. Ces règles fiscales sont souvent établies au niveau de l'entreprise ou du secteur. Veillez donc à consulter les conventions collectives de travail sectorielles et d'entreprise.
En général, on peut dire que de nombreux remboursements sont exonérés d'impôts pour l'employé et l'employeur jusqu'à un certain montant. Aucune cotisation sociale n'est versée pour ces allocations. En outre, dans la plupart des cas, ces remboursements sont entièrement déductibles en tant que frais professionnels dans votre déclaration d'impôts.
Quand faut-il payer une indemnité de trajet D-T ?
Véhicule de société
Si un employé a droit à une voiture de société, il n'y a aucune obligation d'indemniser son trajet domicile-travail.
Transports publics
Rémunération
Il existe une obligation au niveau national d'intervenir lorsque le salarié se rend au travail en transports en commun. Les entreprises doivent rembourser au moins 71,8 % du coût de l'abonnement au train (1er février 2024). Ces tarifs peuvent être consultés sur le site Web de la SNCB. L'une des règles suivantes s'applique aux autres transports publics (tramway, métro, bus, bateau-bus). Lorsque :
Le prix du transport est indépendant de la distance, une indemnité de 71,8 % du prix est appliquée ;
Limitation de l'intervention prévue pour le train sur une distance maximale de 7 kilomètres. Cela correspond à 43 euros par mois.
Le prix du transport dépend de la distance, l'indemnité correspond à celle du train ;
Limité à 75 % du prix réel du transport.
Ce qui précède ne s'applique que si la commission paritaire sectorielle n'a pas de réglementation concernant les remboursements des transports publics.
Accord avec un tiers payeur
Les remboursements pour les transports publics sont le plus facilement effectués par le biais d'un système de paiement tiers. Grâce à ce programme, les employés peuvent directement demander un abonnement auprès de la société de transport choisie à Mbrella. Les frais de transport sont facturés directement à l'employeur, il n'y a donc plus besoin de remboursement. Cela signifie que l'employeur n'a plus aucune charge administrative. Dans le cas d'un arrangement de paiement par un tiers, l'employeur doit payer au moins 80 % du coût de l'abonnement. Les 20 % restants du coût de l'abonnement sont payés par l'État. Cela donne à l'employé la gratuité des transports en commun. Une situation gagnant-gagnant !
Pour votre information ! La TVA sur les abonnements aux transports publics de 6 % est déductible par l'employeur.
Indemnité vélo
En tant qu'employeur, vous êtes obligé de verser une indemnité vélo aux employés qui se rendent au travail avec un vélo (vélo, vélo électrique, speed pedelec, vélo cargo, etc.). Cela ne s'applique pas si l'employé reçoit déjà une autre indemnité de trajet. Par exemple, si le salarié possède un abonnement annuel de la SNCB, il n'y a aucune obligation de payer une indemnité vélo.
Les entreprises qui n'ont pas payé d'indemnité vélo avant le 1er mai 2023 sont couvertes par la convention collective de travail 164. Cette convention collective de travail oblige ces entreprises à fournir une indemnité vélo de 0,28 euro par kilomètre (2024), avec un maximum de 40 kilomètres par jour.
Toutes les autres entreprises suivent les règles relatives aux indemnités de vélo telles que définies dans la convention collective de travail de l'entreprise ou dans la commission paritaire.
En tant qu'employeur, en plus de votre minimum obligatoire, vous pouvez généralement accorder davantage d'indemnités de vélo en franchise d'impôt aux employés, afin de (encore plus) promouvoir le vélo pour vous rendre au travail. L'indemnité maximale exonérée pour les vélos est de 0,35 euro par kilomètre avec une limite annuelle de 3 500 euros (2024).
Pour information : Depuis le 1er juillet 2024, les entreprises du PC200 doivent payer un minimum de 0,27 euro par kilomètre d'indemnité vélo, avec un maximum de 40 kilomètres par jour.
Indemnité kilométrique pour votre propre moyen de transport
Les employés qui se rendent au travail à pied, dans leur propre voiture ou avec un appareil de mobilité (par exemple une trottinette) n'ont pas droit à une indemnité de trajet.
Pour votre propre voiture, une obligation est souvent établie au sein de la commission paritaire, appelée abonnement social. Alors n'oubliez pas de vous renseigner !
Si ce n'est pas le cas ou si l'employé se rend au travail différemment. Une indemnité totale peut être versée au salarié jusqu'à 490 euros par an en franchise d'impôts (2024). Le remboursement des kilomètres professionnels est souvent suivi ici.
Pour votre information ! Les déplacements professionnels avec votre propre voiture peuvent être remboursés en franchise d'impôts. En fonction de la commission paritaire, il en résulte l'une des deux compensations suivantes :
- Ajustement trimestriel 0,4297 euros par kilomètre (1er juillet 2024 - 30 septembre 2024)
- Ajustement annuel 0,4415 euros par kilomètre (1er juillet 2024 - 30 juin 2025)
Allocation de covoiturage
Une indemnisation peut être accordée au salarié selon que l'employeur organise ou non le covoiturage.
- Transport collectif organisé par l'employeur (par exemple, système de covoiturage interne ou bus de bureau) : hors taxes jusqu'au prix d'un abonnement de train en première classe pour la même distance (Adapt) ;
- Covoiturage organisé par le salarié : maximum 490€ par an en franchise d'impôts. (Voir : « Indemnité kilométrique pour votre propre transport »)
Qu'en est-il du budget mobilité fédéral ?
Si le salarié a opté pour le budget mobilité fédéral, il n'est plus obligé de fournir les indemnités de trajet suivantes :
- Indemnité de vélo ;
- Indemnité de transport en commun ;
- Remboursement des transports collectifs organisés.
Ces allocations doivent ensuite être demandées, s'il le souhaite, via le budget fédéral de mobilité par le salarié. En d'autres termes, ces allocations ne peuvent pas être versées en plus du budget mobilité fédéral.
Une exception existe pour les employés qui ont déjà reçu cette allocation pendant une période de trois mois avant de demander leur budget mobilité. Ces employés peuvent continuer à percevoir cette rémunération en plus du budget mobilité. C'est à l'employeur de décider si cela est autorisé ou non.
Pour votre information ! Dans le cadre du budget mobilité fédéral, un salarié peut demander une indemnité de trajet pour ses déplacements à pied ou avec un moyen de locomotion (par exemple une trottinette). Cette compensation, dans le cadre du budget mobilité fédéral, suit ensuite la réglementation relative à l'indemnité vélo (voir indemnité vélo).
Quelles mesures dois-je prendre pour cela ?
Une indemnité kilométrique doit être enregistrée. Cet enregistrement constitue la charge de la preuve pour l'inspection sociale. Dans Mbrella, vous pouvez utiliser le planificateur de trajet pour fournir cette charge de preuve. Le planificateur de trajets constitue non seulement la charge de la preuve, mais il est également automatiquement lié au paiement de l'indemnité. Dans Mbrella, vous indiquez les frais que vous souhaitez payer, qui y a accès et quel montant y est lié. Il n'y a pratiquement pas de travail pour le responsable des ressources humaines tout au long de l'année. Enfin, un accord de tiers payant doit être conclu entre l'employeur et l'entreprise de transport public. La demande de contrat de tiers payant peut être faite directement via Mbrella. Votre demande sera ensuite traitée et confirmée automatiquement. Ensuite, les employés peuvent acheter des abonnements sur la plateforme Mbrella.
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FAQ
Chaque question a une réponse. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Faites-le-nous savoir !
Le budget mobilité fédéral ne peut pas dépasser 20 % du salaire brut total du salarié (salaire brut + tous les autres avantages, mais pas de pécule de vacances). En outre, le budget mobilité fédéral ne peut pas être supérieur à 16 293 euros ni inférieur à 3 055 euros (chiffres de 2024).
Le budget mobilité flex est un budget que tous les employés peuvent utiliser pour rembourser leurs dépenses de mobilité durable. Ils peuvent dépenser leur budget dans les transports en commun, le stationnement, les trottinettes électriques, les vélos partagés... au lieu de limiter leurs options juste au train par exemple. C'est l'alternative idéale pour les entreprises qui ne respectent pas les conditions strictes du budget mobilité fédéral ou qui souhaitent récompenser leurs employés en leur offrant un avantage durable. Mais aucun coût de logement n'est possible et les impôts et les cotisations sociales sont payés en fonction du type de dépense.
En fonction des dépenses, des impôts et des cotisations sociales sont payés. Les frais de trajet pour le stationnement, le vélo et les transports en commun sont exempts d'impôts et de cotisations sociales. Les frais de trajet pour les autres services de mobilité ne sont pas exonérés d'impôts, ce qui peut influencer le revenu fiscal des particuliers (salarié) et l'impôt sur les sociétés (employeur). Mais sont exempts de cotisations sociales. Les dépenses de mobilité pour raisons privées sont traitées comme s'il s'agissait d'un salaire brut.
Le budget Flex peut être utilisé de plusieurs façons. Le budget peut être une récompense pour les employés qui n'ont pas parcouru beaucoup de kilomètres l'année dernière. Il peut s'agir d'un budget que l'employé peut utiliser pour ses frais de déplacement domicile-travail. Le budget Flex peut même être utilisé pour gérer la partie mobilité de votre plan de revenu flexible (plan cafétaria).
Lorsque vos employés se rendent chez un client ou se rendent à un événement, ils ont souvent des dépenses liées à la mobilité, comme le stationnement, les transports en commun, les trottinettes électriques, ... Ces frais professionnels peuvent être remboursés via un budget professionnel.
Les employés éligibles au budget mobilité fédéral doivent disposer d'une voiture de société ou être éligibles à une voiture dans le cadre de la politique (automobile) de leur employeur. L'exigence relative à la période d'attente précédente a été supprimée, ce qui permet une éligibilité immédiate. Cependant, le budget mobilité n'est disponible que si l'employeur répond à certaines exigences (voir « Mon entreprise peut-elle proposer le budget mobilité ? »)
Mbrella est la première solution de mobilité d'entreprise conçue pour responsabiliser les employés et soulager complètement les professionnels des ressources humaines. Nous proposons des logiciels qui vous aident à gérer les budgets mobilité, les indemnités de trajet, les abonnements aux transports publics et bien plus encore.
Oui, le budget mobilité fédéral profite aux petites entreprises en étant neutre en termes de coûts et en améliorant la satisfaction des employés grâce à des options de transport flexibles et respectueuses de l'environnement, tout en offrant des avantages fiscaux et en soutenant les objectifs de développement durable.
Pour calculer le budget de mobilité autorisé, vous devez déterminer le coût total de possession (TCO) de la voiture de société. Cela inclut toutes les dépenses connexes telles que le prix d'achat ou de location, le carburant, les assurances, l'entretien, les taxes et l'amortissement. Vous pouvez utiliser la formule des coûts réels ou la formule forfaitaire. La méthode de calcul choisie doit être utilisée de manière cohérente au sein de votre entreprise. Mbrella peut vous aider à calculer le TCO.
En fonction de l'historique des remboursements effectués par l'entreprise à l'employé, l'indemnité de vélo, le remboursement des frais de transport en commun, le remboursement du covoiturage organisé par l'employeur et la mise à disposition d'un vélo de société peuvent être en sus ou dans les limites du budget mobilité fédéral si l'allocation existait au moins 3 mois avant la demande du budget mobilité fédéral.
Le budget mobilité fédéral est un système flexible qui permet aux employés d'échanger leur (droit à une) voiture de société contre un budget. Ce budget peut être consacré à des voitures respectueuses de l'environnement, à des options de transport durables et à des frais de logement. Le budget non utilisé peut être reçu en espèces à la fin de l'année à un taux d'imposition avantageux. Cela offre des avantages fiscaux et favorise la mobilité durable.
Les entreprises éligibles au budget mobilité doivent répondre à des critères spécifiques. Tout d'abord, ils doivent avoir mis une ou plusieurs voitures de société à la disposition de leurs employés pendant une période ininterrompue d'au moins 36 mois immédiatement avant la mise en œuvre du budget mobilité. Cette éligibilité garantit que le budget mobilité peut servir d'alternative au système de voiture de société, en promouvant des options de transport plus durables.
Les employeurs belges ne sont pas tenus de proposer le budget mobilité fédéral à chaque salarié possédant une voiture de société. Il s'agit d'une option volontaire que les employeurs peuvent proposer, et l'employeur et le salarié doivent accepter de participer au système de budget mobilité. Cela permet une flexibilité et une négociation entre l'employeur et l'employé quant à l'opportunité de passer d'une voiture de société au budget mobilité fédéral.
Non, les employeurs ne sont pas tenus de proposer toutes les options de mobilité dans le cadre du budget mobilité fédéral. Ils ont la possibilité de choisir les options à proposer, en fonction de la politique de leur entreprise et des besoins de leurs employés. Les employeurs doivent garantir à leurs employés une communication claire sur les options disponibles. Les catégories de dépenses peuvent être gérées dans Mbrella.
Si vous vivez à moins de 10 km de votre lieu de travail habituel, vous pouvez financer le loyer ou les intérêts hypothécaires et les paiements de capital avec le budget mobilité fédéral. Votre lieu de travail habituel est-il explicitement mentionné sur votre contrat de travail MAIS travaillez-vous habituellement (plus de 50 %) ailleurs (par exemple depuis votre domicile) ? Votre « lieu de travail normal » peut alors être votre lieu de travail réel. Veillez à ce que votre employeur puisse le prouver à l'administration.