Vergoedingen voor woon-werkverkeer
Inhoudsopgave
Wat zijn reiskostenvergoedingen?
Vergoedingen voor woon-werkverkeer zijn vergoedingen die werkgevers aan werknemers geven om de reiskosten tussen hun woonplaats (woonadres) en hun werkplek te dekken. Een omweg, bijvoorbeeld om te gaan winkelen, wordt niet terugbetaald. De kortste route tussen de woonplaats en de werkplek wordt vergoed. Deze voordelen kunnen verschillende vormen aannemen en zijn bedoeld om werknemers te compenseren voor de tijd en kosten die gepaard gaan met het dagelijkse woon-werkverkeer.
Ter informatie: Met de fietsvergoeding hoeft niet de kortste route te worden gekozen. In overleg met de werkgever kan van de kortste route worden afgeweken. Hier kun je bijvoorbeeld kiezen voor de veiligere maar langere route.
Welke reiskostenvergoedingen zijn er?
Door het mobiliteitsbudget in uw bedrijf te implementeren, kunt u:
Verklein je ecologische voetafdruk Werknemers die met het openbaar vervoer reizen, krijgen een vergoeding voor hun reiskosten. Op basis van de verplichte (sectorale) regels kan gebruik worden gemaakt van een betalingsregeling door derden of een tussenkomst in de reiskosten;
Fietsvergoeding: Werknemers die naar het werk fietsen, moeten een fietsvergoeding krijgen. Dit is een vergoeding per gefietste kilometer;
Verlaag de kosten Dit is een vergoeding per gereden kilometer. De werknemer ontvangt een bepaald bedrag per kilometer die hij of zij met zijn of haar eigen voertuig (bijvoorbeeld auto, voet, scooter) tussen huis en werk aflegt;
Compensatie voor carpool: Werknemers die carpoolen, kunnen een vergoeding krijgen, afhankelijk van of de carpool al dan niet door de werkgever wordt georganiseerd.
Wat zijn de (para)fiscale regels?
In België zijn er fiscale regels van toepassing op woon-werkverkeervergoedingen. Het is belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers om op de hoogte te zijn van de geldende regels en vergoedingen goed te administreren. Vaak zijn deze fiscale regels opgesteld op bedrijfs- of sectorniveau. Bekijk dus zeker de sectorale en ondernemings CAO’s.
Over het algemeen kan er meegedeeld worden dat veel vergoedingen tot een bepaald bedrag belastingvrij zijn voor werknemer en werkgever. Er worden geen sociale bijdragen betaald op deze vergoedingen. Verder zijn deze vergoedingen in de meeste gevallen volledig aftrekbaar als werkelijke beroepskosten in uw belastingsaangifte.
Wanneer moet ik een woon-werkvergoeding betalen?
Bedrijfswagen
Als een werknemer een bedrijfswagen ter beschikking heeft, is er geen verplichting om een woon-werkvergoeding uit te betalen. De werknemer krijgt namelijk al een bedrijfswagen (met tank- of laadkaart).
Openbaar vervoer
Vergoeding
Op nationaal niveau is er een verplichting om in te grijpen wanneer de werknemer met het openbaar vervoer naar zijn werk reist. Bedrijven moeten minstens 71,8% van de kosten van het treinabonnement vergoeden (1 februari 2024). Deze tarieven zijn te vinden op de website van de NMBS. Voor ander openbaar vervoer (tram, metro, bus, waterbus) geldt een van de volgende regels. Wanneer de:
De prijs van het vervoer is onafhankelijk van de afstand; er wordt een vergoeding van 71,8% van de prijs toegepast;
Beperking tot de interventie die voor de trein is voorzien voor een afstand van maximaal 7 kilometer. Dat komt overeen met 43 euro per maand.
De prijs van het vervoer is afhankelijk van de afstand, de vergoeding komt overeen met die voor de trein;
Beperkt tot 75% van de werkelijke transportprijs.
Het bovenstaande is alleen van toepassing als het paritair comité voor de sector geen voorschriften heeft met betrekking tot de vergoedingen voor het openbaar vervoer.
Derde-betalersovereenkomst
Vergoedingen voor het openbaar vervoer worden het gemakkelijkst betaald via een betalingsregeling van derden. Via deze regeling kunnen werknemers rechtstreeks een abonnement aanvragen bij het gekozen transportbedrijf in Mbrella. De transportkosten worden rechtstreeks aan de werkgever in rekening gebracht, zodat er geen vergoeding meer nodig is. Dit betekent dat de werkgever geen administratieve lasten meer heeft. Bij een betalingsregeling door derden moet de werkgever minstens 80% van de kosten van het abonnement betalen. De resterende 20% van de abonnementskosten wordt betaald door de staat. Dit geeft de werknemer gratis openbaar vervoer. Een win-win situatie!
Ter informatie: De btw op abonnementen voor het openbaar vervoer van 6% is aftrekbaar door de werkgever.
Fietsvergoeding
Als werkgever ben je verplicht om een fietsvergoeding te betalen aan werknemers die met een fiets naar het werk komen (fiets, elektrische fiets, speed pedelec, bakfiets, enz.). Dit geldt niet als de werknemer al een andere reiskostenvergoeding ontvangt. Als de werknemer bijvoorbeeld een NMBS-jaarabonnement heeft, is er geen verplichting om een fietsvergoeding te betalen.
Bedrijven die vóór 1 mei 2023 geen fietsvergoeding hebben betaald, vallen onder de CAO 164. Deze cao verplicht deze bedrijven om een fietsvergoeding van 0,28 euro per kilometer (2024) te verstrekken, met een maximum van 40 kilometer per dag.
Alle andere bedrijven volgen de regels voor fietsvergoeding zoals bepaald in de bedrijfs-cao of in de paritaire commissie.
Als werkgever kun je, naast je verplichte minimum, meestal ook belastingvrij meer fietsvergoeding verstrekken aan werknemers, om zo het fietsen naar het werk (nog meer) te promoten. De maximale vrijgestelde fietsvergoeding bedraagt 0,35 euro per kilometer met een jaarlijkse limiet van 3.500 euro (2024).
Ter informatie: sinds 1 juli 2024 moeten bedrijven in PC200 minimaal 0,27 euro per kilometer fietsvergoeding betalen, met een maximum van 40 kilometer per dag.
Kilometervergoeding voor eigen vervoer
Werknemers die te voet, in hun eigen auto of met een mobiliteitshulpmiddel (bijvoorbeeld een scooter) naar het werk komen, hebben geen recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer.
Voor de eigen auto wordt in het paritair comité vaak een verplichting opgesteld, het zogenaamde sociale abonnement. Vergeet dit dus niet op te zoeken!
Als dit niet het geval is, of als de werknemer op een andere manier naar zijn werk reist. Een totale vergoeding kan aan de werknemer worden toegekend tot 490 euro per jaar belastingvrij (2024). De vergoeding voor beroepskilometers wordt hier vaak gevolgd.
Ter informatie! Beroepsreizen met uw eigen auto kunnen belastingvrij worden vergoed. Afhankelijk van het paritair comité volgt een van de volgende twee vergoedingen:
- Kwartaalaanpassing 0,4297 euro per kilometer (1 juli 2024 - 30 september 2024)
- Jaarlijkse aanpassing 0,4415 euro per kilometer (1 juli 2024 - 30 juni 2025)
Carpoolvergoeding
De werknemer kan een vergoeding krijgen, afhankelijk van of de werkgever de carpool organiseert of niet.
- Georganiseerd openbaar vervoer van de werkgever (bijv. intern carpoolsysteem of kantoorbus): belastingvrij tot de prijs van een eersteklas treinabonnement voor dezelfde afstand (Adapt);
- Georganiseerde carpool van de werknemer: maximaal €490 per jaar belastingvrij. (Zie: „Kilometervergoeding voor eigen vervoer”)
Wat met het federaal mobiliteitsbudget?
Als de werknemer heeft gekozen voor het federale mobiliteitsbudget, is er niet langer een verplichting om de volgende reiskostenvergoedingen te verstrekken:
- fietsvergoeding;
- Vergoeding voor openbaar vervoer;
- Vergoeding voor georganiseerd gemeentelijk vervoer.
Deze toelagen moeten vervolgens, indien gewenst, via het federale mobiliteitsbudget worden aangevraagd door de werknemer. Met andere woorden, deze toelagen kunnen niet bovenop of bovenop het federale mobiliteitsbudget worden betaald.
Er bestaat een uitzondering voor werknemers die deze vergoeding al drie maanden hebben ontvangen voordat ze hun mobiliteitsbudget aanvroegen. Deze werknemers kunnen deze vergoeding bovenop het mobiliteitsbudget blijven ontvangen. Dit is een keuze van de werkgever of dit al dan niet is toegestaan.
Ter informatie: Binnen het federale mobiliteitsbudget kan een werknemer een vergoeding voor woon-werkverkeer aanvragen voor zijn reizen te voet of met een mobiliteitshulpmiddel (bijvoorbeeld scooter). Deze vergoeding, binnen het federale mobiliteitsbudget, volgt dan de regels voor de fietsvergoeding (zie fietsvergoeding).
Welke stappen moet ik hiervoor nemen?
Er moet een kilometervergoeding worden geregistreerd. Deze registratie dient als bewijslast voor de sociale inspectie. In Mbrella kun je de woon-werkverkeer planner gebruiken om deze bewijslast te leveren. De pendelplanner dient niet alleen als bewijslast, maar wordt ook automatisch gekoppeld aan de betaling van de vergoeding. In Mbrella geef je aan welke vergoeding je wilt betalen, wie er toegang toe heeft en welk bedrag hieraan gekoppeld is. Er is het hele jaar door nauwelijks werk voor de HR-manager.
Tot slot moet er een betalingsovereenkomst met derden worden overeengekomen tussen de werkgever en het openbaar vervoersbedrijf. De aanvraag voor een derdebetalersovereenkomst kan rechtstreeks via Mbrella worden gedaan. Je aanvraag wordt dan automatisch verwerkt en bevestigd. Daarna kunnen werknemers abonnementen kopen op het Mbrella-platform.
Voorkom het gedoe om de juiste formule voor uw TCO te vinden.
Met ons gratis TCO Calculator-sjabloon kunt u in een mum van tijd beginnen met het berekenen van uw mobiliteitsbudget.
Gerelateerde inhoud
Bedrijfsvervoerplan
TCO Calculator
Klaar om ons product te proberen?
Begin met het aanbieden van flexibele en groene mobiliteit aan uw werknemers zonder administratieve rompslomp. Neem contact op voor een volledige demo van ons platform of meld je aan voor een gratis account.
Veelgestelde vragen
Elke vraag heeft een antwoord. Kun je het antwoord op je vraag niet vinden? Laat het ons weten!
Wanneer uw werknemers onderweg zijn naar een klant of naar een evenement, hebben ze vaak mobiliteitskosten zoals parkeren, openbaar vervoer, elektrische trappen,... Deze beroepskosten kunnen worden vergoed via een zakelijk mobiliteitsbudget.
Het flexible mobiliteitsbudget kan op meerdere manieren worden gebruikt. Het budget kan een beloning zijn voor de werknemers die vorig jaar niet veel kilometers hebben gereden. Het kan een budget zijn dat de werknemer kan gebruiken voor zijn/haar reiskosten. Het flexibele mobiliteitsbudget kan zelfs worden gebruikt om het mobiliteitsgedeelte van uw flex inkomensplan (cafetariaplan) af te handelen.
Afhankelijk van de uitgaven worden belastingen en sociale premies betaald. De reiskosten voor parkeren, fietsen en openbaar vervoer zijn belasting- en sociale bijdragevrij. De reiskosten voor andere mobiliteitsdiensten zijn niet belastingvrij, dit kan van invloed zijn op de inkomsten uit de personenbelasting (werknemers) en de vennootschapsbelasting (werkgever). Maar zijn vrij van sociale bijdragen. Mobiliteitsuitgaven om privéredenen worden behandeld alsof het een brutoloon is.
Het flexibel mobiliteitsbudget is een budget dat alle werknemers kunnen gebruiken om hun duurzame mobiliteitskosten te vergoeden. Ze kunnen het budget besteden aan openbaar vervoer, parkeren, elektrische trappen, deelfietsen... in plaats van hun opties te beperken tot bijvoorbeeld alleen treinritten. Het is het ideale alternatief voor bedrijven die niet voldoen aan de strenge voorwaarden van het federale mobiliteitsbudget of die hun werknemers willen belonen met een duurzaam voordeel. Maar er zijn geen huisvestingskosten mogelijk en belastingen en sociale bijdragen worden betaald, afhankelijk van het uitgaventype.
Het federale mobiliteitsbudget mag niet hoger zijn dan 20% van het totale brutoloon van de werknemer (brutoloon + alle andere voordelen, maar geen vakantiegeld). Daarnaast mag het federale mobiliteitsbudget niet hoger zijn dan 16.293 euro en niet lager dan 3.055 euro (cijfers van 2024).
Mbrella is de eerste zakelijke mobiliteitsoplossing die is ontworpen om werknemers te ondersteunen en HR-professionals volledig te ontzorgen. We bieden software die u helpt bij het beheren van mobiliteitsbudgetten, woon-werkverkeer vergoedingen, abonnementen op het openbaar vervoer en nog veel meer.
Als u binnen een straal van 10 km van uw normale werkplek woont, kunt u huur- of hypotheekrente en kapitaalbetalingen financieren met het federale mobiliteitsbudget. Staat je normale werkplek expliciet vermeld op je arbeidsovereenkomst MAAR werk je meestal (meer dan 50%) ergens anders (zoals thuis)? Dan kan je 'normale werkplek' je werkelijke werkplek zijn. Zorg ervoor dat uw werkgever dit aan de administratie kan bewijzen.
Afhankelijk van de terugbetalingsgeschiedenis van het bedrijf aan de werknemer kunnen de fietsvergoeding, de vergoeding voor het openbaar vervoer, de door de werkgever georganiseerde carpoolvergoeding en de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets bovenop of binnen het federale mobiliteitsbudget liggen als de vergoeding er minstens 3 maanden vóór de aanvraag van het federale mobiliteitsbudget was.
Ja, het federale mobiliteitsbudget komt kleinere bedrijven ten goede omdat het kostenneutraal is en de werknemerstevredenheid verhoogt door middel van flexibele, milieuvriendelijke vervoersopties, terwijl het tegelijkertijd belastingvoordelen biedt en duurzaamheidsdoelstellingen ondersteunt.
Belgische werkgevers zijn niet verplicht om het federale mobiliteitsbudget aan te bieden aan elke werknemer met een bedrijfswagen. Het is een vrijwillige optie die werkgevers kunnen bieden, en zowel de werkgever als de werknemer moeten ermee instemmen om deel te nemen aan het mobiliteitsbudgetsysteem. Dit maakt flexibiliteit en onderhandeling mogelijk tussen de werkgever en de werknemer over het al dan niet overstappen van een bedrijfswagen naar het federale mobiliteitsbudget.
Nee, werkgevers zijn niet verplicht om alle mobiliteitsopties aan te bieden binnen het federale mobiliteitsbudget. Ze hebben de flexibiliteit om te kiezen welke opties ze willen aanbieden, op basis van hun bedrijfsbeleid en de behoeften van hun werknemers. Werkgevers moeten zorgen voor duidelijke communicatie over de beschikbare opties aan hun werknemers. Uitgavencategorieën kunnen worden beheerd in Mbrella.
Bedrijven die in aanmerking komen voor het mobiliteitsbudget moeten aan specifieke criteria voldoen. In de eerste plaats moeten ze onmiddellijk vóór de uitvoering van het mobiliteitsbudget een of meer bedrijfswagens beschikbaar hebben gesteld aan hun werknemers gedurende een ononderbroken periode van ten minste 36 maanden. Deze subsidiabiliteit zorgt ervoor dat het mobiliteitsbudget kan dienen als alternatief voor het bedrijfswagensysteem, waardoor duurzamere vervoersopties worden bevorderd.
Werknemers die in aanmerking komen voor het federale mobiliteitsbudget moeten ofwel een bedrijfswagen hebben, ofwel in aanmerking komen voor een bedrijfswagen volgens het (auto) beleid van hun werkgever. De vorige wachttijdvereiste is verwijderd, waardoor onmiddellijke geschiktheid mogelijk is. Het mobiliteitsbudget is echter alleen beschikbaar als de werkgever aan bepaalde vereisten voldoet (zie „Komt mijn bedrijf in aanmerking om het mobiliteitsbudget aan te bieden?”)
Om het toegestane mobiliteitsbudget te berekenen, moet u de Total Cost of Ownership (TCO) van de bedrijfswagen bepalen. Dit omvat alle gerelateerde kosten zoals aankoop- of leaseprijs, brandstof, verzekering, onderhoud, belastingen en afschrijvingen. U kunt de formule voor werkelijke kosten of de forfaitaire formule gebruiken. De gekozen berekeningsmethode moet consistent worden gebruikt binnen uw bedrijf. Mbrella kan u helpen bij het berekenen van de TCO.
Het federale mobiliteitsbudget is een flexibel systeem waarmee werknemers hun (recht op een) bedrijfswagen kunnen inruilen voor een budget. Dit budget kan worden besteed aan milieuvriendelijke auto's, duurzame vervoersmogelijkheden en huisvestingskosten. Ongebruikt budget kan aan het einde van het jaar contant worden ontvangen tegen een gunstig belastingtarief. Dit biedt belastingvoordelen en bevordert duurzame mobiliteit.