Hoe moet je officieel de TCO berekenen voor je mobiliteitsbudget?
.svg)
Op 29 september 2023 verscheen het Koninklijk Besluit dat de berekeningswijze van de TCO (Total Cost of Ownership) vaststelt. Op deze manier is er een eenduidige en eenvoudige manier om de TCO voor het wettelijk mobiliteitsbudget te bepalen. De regeling treedt in werking op 1 januari 2024.
De werkgever blijft in de mogelijkheid om het mobiliteitsbudget te berekenen. Dat op individuele basis per werknemer of op basis van de referentiewagen die bij de functiecategorie van de werknemer hoort. De gekozen basis moet gelden voor alle werknemers van de onderneming.
Verder heeft de werkgever de optie om te kiezen tussen twee berekeningsmethoden. Via de forfaitaire waardeformule of via de werkelijke kostenformule. De keuze van de berekeningsmethode wordt daarbij doorgetrokken naar alle werknemers en blijft voor minstens drie jaar van toepassing. We leggen beide methoden hieronder voor je uit.
Werkelijke kostenformule
Dit is een gemiddelde van de jaarlijkse totale brutokost van de werkgever om een bedrijfswagen ter beschikking te stellen aan een werknemer. Je berekent het gemiddelde (indien mogelijk) op basis van de vier laatste kalenderjaren en zo worden toevallige hoge of lage kosten in een bepaald jaar niet als enige referentie gebruikt.
Als werkgever moet je onderstaande werkelijke kosten mee in acht nemen. De werkelijke kosten kunnen opgedeeld worden in vier categorieën:
De bedrijfswagen
- Jaarlijkse afschrijving van 20 procent van de aankoopprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen of de kosten van de huur of de leasing. Rekeninghoudende met de aangerekende opties en accessoires en de toegekende kortingen;
- Intresten op geleende kapitalen;
- Brandstof- en/of elektriciteitskosten;
- Administratiekosten met betrekking tot tank- en laadkaarten;
- Kosten voor het rijklaar maken van het voertuig;
- Verzekeringskosten (incl. franchisekosten);
- Kosten van de technische keuring.
Belastingen en fiscale aspecten
- Belasting op de inverkeerstelling;
- Verkeersbelasting;
- Patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten voordele van de RSZ;
- Niet-recupereerbare btw op alle kostenposten;
- Belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van bovengenoemde posten;
- Belasting op het gedeelte van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.
Het laadstation
- Jaarlijkse afschrijving van 20 procent van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie;
- Onderhouds- en herstellingskosten van het laadstation;
- Beheerskosten van de laadpaal en -kabel.
Overige kosten
- Tol- en parkeerkosten;
- Reinigings-, onderhouds- en herstellingskosten;
- Kosten van een vervangwagen;
- Kosten voor het vervangen, verwisselen en stockeren van de banden;
- Expertisekosten bij teruggave van het voertuig bij het einde van het contract of bij een verandering van bestuurder;
- Herstelkosten geïnventariseerd bij teruggave van voertuig eindecontract;
- Beheerskosten van dienstverlening.
Bovendien mogen de kosten die al vervat zitten in het huur- of leasecontract niet nog eens apart opgeteld worden bij de TCO, anders heb je een dubbeltelling.
Forfaitaire waardeformule
Voor de forfaitaire waardeformule moet je een splitsing maken tussen gehuurde of geleasede bedrijfswagens en bedrijfswagens in eigendom of via financiële leasing. Je moet in beide gevallen een vast component optellen met een variabel component.
Gehuurde of geleasede bedrijfswagens
Het vaste component:
Jaarlijkse huur- of leasekost + gemiddelde andere jaarlijkse kosten* + niet-aftrekbare btw + belasting op de niet-aftrekbare autokosten + patronale CO2-solidariteitsbijdrage
Het variabele component:
(6.000 + afstand woon-werk x 2 x 200)** x verbruikskost per kilometer***
Bedrijfswagens in eigendom of via financiële leasing
Het vaste component:
Cataloguswaarde van de bedrijfswagen**** x 0,25 + patronale CO2-solidariteitsbijdrage
Het variabele component:
(6.000 + afstand woon-werk x 2 x 200)** x verbruikskost per kilometer***
* Het betreft hier alle andere kosten die niet inbegrepen zijn in de lease- of huurkost. De kostenlijst onder het deel ‘Werkelijke kostenformule’ wordt hier als referentie gebruikt. Een gemiddelde kost van de afgelopen drie jaar moet hier gebruikt worden.
** De semi-forfaitaire regeling van de btw-aftrek wordt hier gevolgd, namelijk 6.000 privé kilometer per jaar en de woon-werk afstand heen en terug gedurende 200 werkdagen.
*** 30 procent van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding voor werknemers die van kracht is op het moment van de berekening (Sinds 1 juli 2023: 0,4237 euro/km x 0,30. = 0,127 EUR/km).
**** Dit is een forfaitaire benadering waarin er van uitgegaan wordt dat alle bijkomende kosten zijn inbegrepen. Er is dus geen sprake van afzonderlijke bijkomende autokosten. Je moet wel rekening houden met de belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van de cataloguswaarde en de solidariteitsbijdrage wordt ook afzonderlijk meegerekend. Er wordt gewerkt met 25 procent van de cataloguswaarde. De overheid stelt dit namelijk gelijk aan de kost van een gemiddeld voertuig dat 30.000 kilometers per jaar aflegt.
Overige opmerkingen
- Kosten voor beroepsverplaatsingen mogen nog altijd buiten beschouwing gelaten worden bij de berekening van de TCO. De werkgever beslist hierover. Als deze kosten niet in de TCO zitten, moeten deze altijd nog bovenop het mobiliteitsbudget betaald worden.
- De gekozen berekeningsmethode geldt voor alle werknemers voor minstens drie jaar. Je gebruikt de forfaitaire waardenformule altijd voor werknemers die niet genieten van een bedrijfswagen of voor werknemers die van functie veranderen waaraan een andere bedrijfswagen gekoppeld is.
- Als de werkgever na een periode van drie jaar beslist om over te stappen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), heeft dit enkel gevolgen voor werknemers die nieuw instappen in het wettelijk mobiliteitsbudget.
- Ten slotte: als je als werknemer een eigen bijdrage betaalt om een bedrijfswagen te gebruiken, wordt het bedrag in mindering gebracht van het mobiliteitsbudget.
Referentie