Kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen in 2024

In België is de kilometervergoeding een belangrijke compensatie voor werknemers die met hun privéwagen professionele verplaatsingen maken. Een correcte en belastingvrije vergoeding kan een aanzienlijke impact hebben op het netto-inkomen van werknemers. In dit artikel behandelen we alles wat je moet weten over de kilometervergoeding in 2024, hoe deze wordt berekend, of een vergoeding verplicht is en wat de maximale belastingvrije kilometervergoeding bedraagt.

Deze kilometervergoeding is niet te verwarren met de woon-werkverkeervergoeding wanneer men met een privéwagen naar het werk komt. In dit geval gaat het enkel om professionele verplaatsingen binnen het uitvoeren van de job.

Wat is de kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen in 2024?

De kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen is een bedrag dat een werkgever belastingvrij kan toekennen aan werknemers die hun privéwagen gebruiken voor verplaatsingen voor beroepsdoeleinden (Bv. een klantenbezoek). Sinds 2022 bestaat er langs de jaarlijks geïndexeerde kilometervergoeding (KB 18 januari 1965), ook een kwartaal geïndexeerde kilometervergoeding (KB 13 juli 2017). 

Dit bedrag wordt elk kwartaal aangepast om beter in te spelen op schommelingen in de brandstofprijzen en andere vervoerskosten. Welke van de twee vergoedingen gebruikt moet worden, is afhankelijk van de sector van het bedrijf. Moest er niets vermeld staan  in het Paritair Comité dan mag de werkgever kiezen welke vergoeding hij volgt gedurende de volledige geldigheidsduur van de vergoeding.

Voor het vierde kwartaal van 2024 is de maximale belastingvrije kilometervergoeding vastgesteld op €0,4293 per kilometer. Voor de jaarlijks geïndexeerde kilometervergoeding is de vergoeding vastgesteld op € 0,4415 per kilometer voor de periode 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025. Deze maximums gelden ook voor bedrijfsleiders die professionele verplaatsingen maken voor hun eigen vennootschap.

Werkgevers kunnen ervoor kiezen hun werknemers een hogere vergoeding te betalen, maar bedragen boven bovenstaande vergoedingen worden beschouwd als belastbaar inkomen. 

Hoe moet ik de kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen berekenen?

De berekening van de kilometervergoeding is relatief eenvoudig en kan worden uitgevoerd met de volgende formule:

Formule: aantal afgelegde kilometers x kilometervergoeding 

Voorbeeldberekening:

• Stel, een werknemer legt dagelijks 40 kilometer af voor professionele doeleinden.
• Met 20 werkdagen per maand betekent dit een totaal van 800 kilometer per maand.
• De bedrijfssector geeft aan dat de kwartaal geïndexeerde kilometervergoeding gevolgd moet worden.
• Berekening: 800 km x €0,4293 = €343,44 belastingvrije vergoeding per maand.

Deze vergoeding wordt normaal gezien maandelijks uitbetaald en helpt werknemers om een deel van hun verplaatsingskosten te compenseren. Het totaalbedrag dat een werkgever uitbetaald aan de werknemer moet ook op de fiscale fiche staan.

Waarom wordt de maximale kilometervergoeding nu ook per kwartaal aangepast?

Sinds 2022 wordt de maximale belastingvrije kilometervergoeding in België elk kwartaal aangepast om beter te reageren op veranderingen in de brandstofkosten en de algemene kosten van vervoer. Door de vergoeding elk kwartaal bij te stellen, probeert de overheid ervoor te zorgen dat de kilometervergoeding realistisch en billijk blijft voor zowel werkgevers als werknemers.

De vergoeding wordt bepaald door de FOD Financiën en kan per kwartaal verschillen. Werkgevers kunnen hun werknemers voor werkgerelateerde verplaatsingen belastingvrij vergoeden tot het vastgestelde maximumbedrag voor elk kwartaal. Dit bedrag kan stijgen of dalen, afhankelijk van de economische omstandigheden.

Een bedrag tot maximaal 24.000 kilometer per jaar per werknemer wordt als belastingvrij aanschouwd door de fiscus. De RSZ heeft geen maximum bepaald.

Tabel: Maximale belastingvrije kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen per kwartaal

Is een kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen verplicht?

Als werkgever ben je verplicht om onkosten van de werknemer voor professionele verplaatsingen te vergoeden. Deze forfaitaire kilometervergoeding voor professionele doeleinden is hiervoor een mogelijkheid, maar is niet wettelijk verplicht in België. De voorwaarden en bedragen kunnen variëren per bedrijf en sector en worden vaak vastgelegd in het arbeidscontract of in een bedrijfsbeleid.

Wat is de maximale kilometervergoeding in België?

De kwartaal geïndexeerde kilometervergoeding is gemaximeerd op €0,4293 per kilometer voor de periode van 1 oktober 2024 tot en met 31 december 2024. De belastingvrije jaarlijkse geïndexeerde kilometervergoeding is gemaximeerd op €0,4415 per kilometer voor de periode van 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025. Dit betekent dat een werkgever deze vergoeding kan toekennen zonder dat de werkgever en de werknemer hier belastingen op moeten betalen. 

Indien een werkgever meer per kilometer uitbetaalt, wordt het bedrag dat de limiet overschrijdt belast als loon. Om deze reden houden de meeste bedrijven zich aan het maximale belastingvrije bedrag per kilometer om extra kosten te vermijden.

Wat is de forfaitaire kilometervergoeding?

De forfaitaire kilometervergoeding is een vaste belastingvrije vergoeding die werkgevers toekennen aan werknemers die hun privéwagen gebruiken voor werkgerelateerde verplaatsingen. Deze forfaitaire vergoeding is bedoeld om de werkelijke kosten te dekken zonder dat werknemers voor elke kilometer bonnetjes hoeven in te dienen.

De forfaitaire vergoeding is enkel van toepassing voor werkgerelateerde verplaatsingen. Werknemers die regelmatig werkgerelateerde verplaatsingen maken, kunnen baat hebben bij een forfaitaire vergoeding om administratieve lasten te verlichten.