Welke TCO-berekeningsmethode is het voordeligst om mijn mobiliteitsbudget te berekenen?

Sinds 1 januari 2024 zijn er twee berekeningsmethodes aanvaard door de overheid om de TCO (Total Cost of Ownership) voor het federaal mobiliteitsbudget te berekenen: de werkelijke kostenformule en de forfaitaire waardenformule. In dit artikel vind je meer uitleg over beide formules. In dit artikel wordt er via beide formules een TCO-berekening gemaakt. Dit voor zowel het aankopen van een bedrijfswagen als voor het leasen van een bedrijfswagen. Vergeet niet dat het mobiliteitsbudget altijd berekend wordt op basis van TCO 2 oftewel de full TCO genaamd.

Gegevens

De auto die als referentie wordt gebruikt in dit voorbeeld is een Volkswagen ID.4 52kWh 125kW Pure. De cataloguswaarde van de auto is 44.990 euro (Excl. BTW). In het voorbeeld betaalt de werkgever een laadpaal aan de werknemer met een waarde van 2.500 euro en een jaarlijkse parkeer- en carwashkost ter waarde van 240 euro. De brandstofkost is 2.072,24 euro per jaar.

Als de Volkswagen aangekocht wordt worden ook de volgende gemiddelde werkelijke jaarlijkse kosten gebruikt:

• Reparatie & onderhoud: 834,94 euro
• Winterbanden: 220,25 euro
• Verzekering: 942,34 euro
• Taksen: 340,22 euro
• Bijstand & vervangwagen: 212,04 euro
• Technische controle: 28,92 euro

Bovenstaande kosten zijn gebaseerd op basis van gegevens van onze klanten. Bij een operationele lease zitten deze kosten in de leaseprijs verwerkt. De operationele leasing wordt berekend voor een contract van 60 maanden met jaarlijks 30.000 kilometer.

De fictieve onderneming heeft een belastingstarief van 25 procent, en gebruikt de forfaitaire methode (35 procent) voor de BTW-aftrekbaarheid. De berekening is gemaakt voor het jaar 2024.

Werkelijke kostenformule

Aankoop

Bij aankoop moet 20 procent van de totaalprijs (met opties en kortingen, maar exclusief BTW) gebruikt worden als jaarlijkse referentieprijs. De overheid gaat namelijk uit van een afschrijvingstermijn van vijf jaar. In dit voorbeeld betekent dat dit een jaarlijkse aankoopkost is van 7.104 euro.

Aangezien de Volkswagen een elektrische wagen is, wordt de minimale Co2-bijdragen, van 383,88 euro, in rekening gebracht. De fiscale aftrekbaarheid is 100 procent bij elektrische wagens. Waardoor er geen vennootschapsbelasting betaald moet worden. Op het Voordeel Alle Aard betaalt de werkgever wel nog een vennootschapsbelasting van 160 euro. Verder is er nog de bovenvermelde brandstofkost en de andere werkelijke kosten. De niet aftrekbare BTW hierop is 1530,49 euro. Dit is berekend aan de hand van de forfaitaire methode, en rekeninghoudende dat er geen BTW betaald wordt op de verzekering en de taksen.

Dit zorgt voor een jaarlijkse TCO 2 van 14.569,32 euro.

Operationele lease

Het verschil tussen de aankoop en de operationele lease bij de werkelijke kostenformule ligt enerzijds bij de berekening van de prijs van de bedrijfswagen zelf. Bij een operationele lease wordt namelijk de maandelijkse leasekost gebruikt, en dus niet 20 procent van de totale aankoopprijs. Via een leasedealer online wordt de maandelijkse leasekost geschat op 686 euro per maand (8.232 euro per jaar).

Anderzijds zijn de meeste andere jaarlijkse kosten in de leaseprijs inbegrepen. Deze moeten dus niet meer apart meegenomen worden, anders is er een dubbeltelling. Enkel de kost voor de laadpaal en de parkeer- en carwashkost moeten nog meegenomen worden. Dit zorgt dat de niet-aftrekbare BTW 1.507,54 euro bedraagt.

Dit zorgt voor een TCO 2 van 13.095,66 euro.

Forfaitaire waardenformule

Bij de forfaitaire waardenformule wordt er gebruikgemaakt van een brandstofformule die vastgesteld is door de overheid. De brandstofformule is afhankelijk van de woon-werkafstand van de werknemer of van het gemiddelde van de functiecategorie. De gemiddelde woon-werkafstand in België is 20 km (HRSquare, 2023). Deze afstand wordt gebruikt in het voorbeeld. De brandstofkost komt dan neer op 1.820 euro jaarlijks.

Aankoop

Om de totale prijs van de bedrijfswagen te bepalen wordt er in de forfaitaire waardenformule gewerkt met 35 procent van de catalogusprijs van de bedrijfswagen (incl. BTW). De overheid geeft aan dat alle kosten vervat zitten in deze berekening. Dit met uitzondering van de Co2-contributie en de brandstofkost. Aan de hand van de formules (Zie artikel “Hoe moet je officieel de TCO berekenen voor je mobiliteitsbudget?”) van de overheid zijn er de volgende jaarlijkse kosten:

• Prijs bedrijfswagen: 10.564,28 euro
• Brandstof: 1.820 euro
• Co2-contributie: 383,88 euro

De TCO 2 voor de Volkswagen bedraagt hier 12.768,16 euro.

Operationele lease

De operationele lease bij de forfaitaire waardenformule wordt hetzelfde berekend als bij de werkelijke kostenformule. Een leasekost van 686 euro per maand wordt hier ook gebruikt plus de kosten van de laadpaal en de parkeer- en carwashkosten. De vennootschapsbelasting op het Voordeel Alle Aard moet ook hier meegenomen worden.

Enkel de brandstofkosten zullen volgens de vastgestelde formule berekend worden. Deze bedraagt dus 1.820 euro. Door het verschil in de brandstofkost, is de niet-aftrekbare BTW ook verschillend ten opzicht van de andere berekeningsmethode. Deze is 1.473,11 euro.

De TCO 2 is in dit geval 12.808,99 euro.

Conclusie

In het voorbeeld is de werkelijke kostenformule het duurste, en langs werkgeverskant gezien het minst voordelig. Er is een prijsverschil van 14 procent tussen het laagste en het hoogste mobiliteitsbudget. De vraag is nu is de forfaitaire waardenformule voor het aankopen van een bedrijfswagen nu altijd het voordeligst?

Welke formule het voordeligst zal zijn is afhankelijk van situatie tot situatie. Enkele factoren die de TCO beïnvloeden:

• Heb je veel/hoge extra kosten (dure laadpaal, veel onderhoud etc.), zal de werkelijke kostenmethode hoger uitkomen dan de forfaitaire waardenformule. Zo zal dit ook in dit voorbeeld zijn invloed gehad hebben. Bij de forfaitaire waardenformule (aankoop) wordt er namelijk vanuit gegaan dat alle kosten vervat zitten in 25 procent van de cataloguswaarde. Dit kan dan een onderschatte vereenvoudigde manier van werking zijn.
• Bovenstaande kan ook het verschil tussen de aankoopoptie en de leaseoptie verklaren. Als er bij een aangekochte bedrijfswagen meer (onverwachte) andere kosten zijn, zal dat een groter verschil betekenen met wat er standaard wordt opgenomen in de leaseprijs.
• Bij de werkelijke kostenformule (aankoop) wordt er geen rekening gehouden met de restwaarde van de bedrijfswagen. Dit is niet beschreven in de wet, en wordt dus niet in rekening genomen. Moest hier rekening mee gehouden worden, zal de kost van deze TCO dalen.
• Indien werknemers veel privéverplaatsingen maken met de bedrijfswagen kan de werkelijke kostenformule hoger uitkomen dan de forfaitaire waardenformule. De forfaitaire waardenformule maakt namelijk altijd gebruik van 6.000 privékilometers. Bij de werkelijke kostenformule zal dit in de meeste gevallen hoger liggen.
• Aan de andere kant kan het verschil in de berekening van de brandstofkost een omgekeerd effect hebben. De werkelijke brandstofkosten worden vaak terugbetaald tegen CREG-tarief. Deze ligt lager dan de vastgestelde vergoeding van 0,13 cent/km in de forfaitaire waardenformule.
• Thuiswerk kan ook een invloed hebben op het resultaat. Indien er meer thuis wordt gewerkt, zal de werkelijke kost voor brandstof lager liggen. In de forfaitaire waardenformule wordt de brandstof standaard berekend op basis van 200 werkdagen op kantoor. Tegenwoordig zijn er steeds minder pendelaars.

De forfaitaire waardenformule, zowel voor aankoop als voor lease, lijkt een goede formule te zijn om de TCO voor het mobiliteitsbudget te berekenen. Het geeft over het algemeen een goede benadering van de totale werkelijke kost van de bedrijfswagen. Eveneens is de formule veel makkelijker te hanteren dan de werkelijke kostenformule.