Privacy Policy

1. Qui sommes-nous ?

Mbrella SA/NV (« Mbrella ») est le propriétaire du site web (Mbrella : la solution de mobilité flexible pour entreprises) (le « Site web ») et de la plateforme Mbrella (la « Plateforme »). Toutes les références à « nous », « notre » ou « nos » dans la présente politique désignent Mbrella.

Mbrella est une société spécialisée dans la gestion de la mobilité et des avantages pour les entreprises et leurs employés.

2. À qui s'applique la présente politique de confidentialité et que couvre-t-elle ?

Chez Mbrella, nous accordons une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et nous mettons tout en œuvre pour protéger et traiter les données à caractère personnel qui nous sont confiées de manière conforme et transparente, plus particulièrement conformément au droit applicable, notamment au Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (« Loi sur la protection de la vie privée »).

La présente politique (« Politique ») s'applique à toutes les personnes dont nous traitons les données à caractère personnel (« Personnes concernées » ou « vous »), telles que les clients, les visiteurs du Site Web et les utilisateurs de la Plateforme.

Les données personnelles sont toutes les informations qui permettent à Mbrella de vous identifier en tant que personne physique. Avec la présente Politique, nous souhaitons vous informer de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel lorsque nous exerçons nos activités ou lorsque vous visitez ce Site Web, ou utilisez la Plateforme, et des raisons pour lesquelles nous le faisons, à qui nous transmettons ces informations, quels sont vos droits et à qui vous pouvez vous adresser pour obtenir de plus amples informations.

3. Mbrella est-elle responsable du traitement ou sous-traitant ?

Le rôle de Mbrella en matière de protection des données dépend du contexte dans lequel les données sont traitées :

• Mbrella agit en tant que responsable de traitement pour les données à caractère personnel collectées via son Site web et pour les données de ses propres clients (les utilisateurs/administrateurs des sociétés qui font appel aux services de Mbrella). Cela signifie que Mbrella détermine les finalités et les moyens du traitement de ces données.

Mbrella peut également être considérée comme responsable de traitement lorsqu'elle utilise des données personnelles à des fins propres, qui ne sont pas strictement encadrées par les instructions contractuelles du client. Par exemple, si Mbrella analyse les données d'utilisation de la plateforme à des fins d'amélioration de ses services ou de développement de nouvelles fonctionnalités, elle agit alors en tant que responsable de traitement.

• Mbrella agit en tant que sous-traitant pour les données à caractère personnel des travailleurs des clients qui utilisent la Plateforme. Dans ce cas, Mbrella traite les données à caractère personnel pour le compte et sur instruction de ses clients, qui restent responsables de traitement des données de leurs travailleurs.

4. Comment vos données sont-elles collectées ?

Nous obtenons vos données à caractère personnel directement auprès de vous lorsque vous vous inscrivez sur le Site web ou la Plateforme et que vous remplissez les champs qui requièrent certaines données à caractère personnel, rendant lesdites données immédiatement disponibles pour Mbrella.

Nous pouvons également obtenir vos données à caractère personnel par le biais de votre utilisation de nos services, de notre Site web ou de notre Plateforme ou lorsque vous êtes en contact avec notre service client.

5. Quelles données collectons-nous ?

Mbrella est susceptible de collecter et de traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Données d'identification et de contact : nom, prénom, adresse e-mail (professionnelle ou personnelle), numéro de téléphone, adresse postale, langue, genre, date de naissance, nationalité, numéro d'entreprise, fonction, intitulé de poste.

• Données professionnelles : informations relatives à l'employeur, au contrat de travail, à la rémunération, aux avantages, aux absences (type d'absence : maladie, vacances,...), aux évaluations de performance, à l'identifiant de paie (« employee payroll ID »), au budget mobilité, aux groupes d'employés, à la gestion des abonnements et des avantages, ainsi que les informations fournies par les candidats lors d'un recrutement (CV, profil LinkedIn, notes d'entretien, etc.)

• Données financières : informations bancaires (IBAN, numéro de carte de crédit), montant des dépenses, justificatifs de dépenses, informations de facturation, données relatives aux transactions et remboursements.

• Données de mobilité et de transport : adresses de départ et d'arrivée, distances de trajet, modes de transport utilisés, dates et types de trajets (domicile-travail, déplacements professionnels, télétravail), informations sur les véhicules (marque, modèle, odomètre, plaque d'immatriculation), données de recharge de véhicules électriques, numéro de carte MOBIB.

• Données liées à l'utilisation des services : identifiants de connexion, historique d'utilisation de la Plateforme, préférences, communications avec le support, demandes d'assistance, participation à des événements ou webinaires.

• Données de communication : contenu des échanges avec le service client ou le support (par e-mail, chat, téléphone), notes d'entretien, formulaires de contact, demandes d'information ou de support.

• Données sensibles ou particulières (dans certains cas spécifiques) : numéro de registre national (pour certains services de mobilité, lorsque cela est légalement requis), informations relatives à la santé ou à la situation familiale si cela est requis par la législation ou le service utilisé.

• Données techniques : informations sur les applications ou logiciels utilisés, adresses IP, logs de connexion, données de navigation sur la plateforme ou le site web.

La nature exacte des données collectées dépend du service utilisé, de votre relation avec Mbrella (client, employé d'un client, prospect, etc.) et des obligations légales applicables.

6. Pourquoi collectons-nous vos données et sur quelle base légale ?

Nous collectons vos données afin de vous fournir nos services, de gérer notre relation avec vous, et de respecter nos obligations légales. Les finalités de traitement varient selon le service utilisé, mais elles reposent toujours sur une base légale conformément au RGPD.

A. Gestion des relations contractuelles et des services fournis

Nous utilisons vos données pour :
• Créer et gérer les comptes clients et utilisateurs sur la Plateforme ;
• Gérer les abonnements, les budgets de mobilité, les avantages et services associés ;
• Traiter les dépenses, remboursements, trajets domicile-travail, jours de télétravail et autres éléments liés à la mobilité ;
• Activer et gérer les services de transport public, de recharge de véhicules électriques, et autres prestations liées à la mobilité.

Base légale :
• Exécution du contrat

B. Communication et support

Nous utilisons vos données pour :
• Répondre à vos demandes via le support client ou le formulaire de contact ;
• Vous assister dans l'utilisation de la Plateforme ;
• Améliorer nos services et résoudre les problèmes techniques.

Base légale :
• Exécution du contrat

C. Gestion de nos comptes sur les réseaux sociaux

Lorsque vous interagissez avec Mbrella via ses comptes sur les réseaux sociaux (i.e. LinkedIn, Instagram, Facebook), certaines données peuvent être traitées.

Nous utilisons vos données pour :
• répondre à vos messages ou commentaires,
• analyser l'audience et l'engagement sur nos pages,
• promouvoir nos services et événements,
• améliorer notre communication en ligne,
• assurer le suivi des interactions et des campagnes de communication.

Base légale :
• Intérêt légitime : Mbrella a un intérêt légitime à assurer sa présence en ligne, à interagir avec les utilisateurs et à obtenir des statistiques anonymisées sur l'audience de ses pages.
• Consentement : pour l'utilisation des cookies et autres traceurs sur notre Site web, conformément à la législation applicable.

Responsabilité des plateformes :

Lorsque vous interagissez avec nos pages sur les réseaux sociaux, les plateformes concernées (LinkedIn, Instagram, Facebook) peuvent également traiter vos données en tant que responsables conjoints ou indépendants du traitement. Les traitements réalisés par ces plateformes, notamment à des fins d'amélioration de leur système publicitaire ou de collecte de statistiques d'audience, relèvent de leur propre politique de confidentialité. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de chaque réseau social pour plus d'informations.

D. Marketing et évènements

Nous utilisons vos données pour :
• Vous inscrire à des webinaires ou évènements ;
• Vous envoyer des communications commerciales ou des informations sur nos services, si vous y avez consenti ;
• Gérer les interactions avec notre équipe commerciale.

Base légale :
• Consentement

E. Conformité légale et obligations réglementaires

Nous utilisons vos données pour :
• Répondre à nos obligations comptables, fiscales, sociales ou réglementaires.

Base légale :
• Obligation légale (ces traitements sont imposés par la loi et ne nécessitent pas votre consentement)

7. Avec qui partageons-nous vos données ?

Vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec des prestataires externes qui agissent en tant que sous-traitants pour le compte de Mbrella. Ces partenaires interviennent uniquement dans le cadre des finalités décrites dans cette Politique et selon les instructions strictes de Mbrella.

Les principales catégories de sous-traitants sont les suivantes :

• Notre hébergeur cloud : pour stocker vos données de manière sécurisée (ex. : AWS).
• Nos outils de gestion de la relation client (CRM) : pour gérer les interactions commerciales et marketing (ex. : Hubspot).
• Nos outils de support et de communication : pour répondre à vos demandes et améliorer l'expérience utilisateur (ex. : Intercom, Google Workspace).
• Nos outils de facturation et de paiement : pour gérer les transactions et les abonnements (ex. : Stripe).
• Nos outils d'analyse et de traitement automatisé : pour faciliter certaines opérations comme l'analyse de reçus ou la validation des dépenses (ex. : OpenAI) (voir point 8 ci-dessous).
• Nos outils de cartographie : pour calculer les distances de trajets et les allocations de mobilité (ex. : Google Maps).

Ces sous-traitants sont contractuellement tenus de garantir la sécurité, la confidentialité et la conformité des données personnelles qu'ils traitent. Un accord de sous-traitance est systématiquement signé conformément à l'article 28 du RGPD.

Dans certains cas, vos données peuvent également être transmises à des tiers qui agissent en tant que responsables de traitements indépendants ou conjoints, notamment :

• Nos partenaires de mobilité : pour activer les services de transport public ou de recharge électrique (ex. : De Lijn, TEC, STIB/MIVB, SNCB/NMBS, LMS, Deftpower).
• Les secrétariats sociaux avec lesquels les clients de Mbrella ont un contrat, dans le cadre de la gestion administrative et salariale.
• Nos conseils juridiques ou huissiers, en cas de litige ou de procédure judiciaire.
• Les autorités publiques compétentes, en cas d'obligation légale ou de demande officielle.
• Les réseaux sociaux et plateformes publicitaires, lorsque vous interagissez avec nos contenus ou campagnes (ex. : LinkedIn, Facebook, Instagram). Dans ce cadre, Mbrella et ces plateformes peuvent agir en tant que responsables conjoints pour certaines opérations de ciblage ou de mesure d'audience, conformément à l'article 26 du RGPD.

8. Avons-nous recours à l'intelligence artificielle ?

Nous pouvons avoir recours à l'intelligence artificielle afin de faciliter certaines opérations comme l'analyse de contenu ou le préremplissage de formulaires. Dans ce cadre, l'intelligence artificielle est utilisée sans prise de décision autonome.

L'utilisateur conserve le contrôle total sur les données extraites, qu'il peut vérifier, modifier ou supprimer avant tout enregistrement ou transmission.

9. Où sont stockées vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont principalement stockées dans des bases de données hébergées par nos prestataires cloud situés dans l'Espace Économique Européen (EEE), notamment en Irlande, Belgique et Pays-Bas. Ceci concerne AWS, Google Workspace, Hubspot, ou Intercom. Ces derniers mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux standards de sécurité reconnus (ex. : SOC 2, ISO 27001).

Lorsque nous faisons appel à des partenaires situés dans des pays tiers, vos données peuvent être transférées et stockées en dehors de l'EEE. Ces transferts peuvent concerner, par exemple, des services d'hébergement, de paiement, de communication, ou de mobilité.

Ces transferts sont encadrés par des mécanismes de protection appropriés et reconnus par la législation européenne, tels que :
• l'adhésion au EU-US Data Privacy Framework, ou
• l'utilisation de clauses contractuelles types (SCC),
• ou d'autres garanties reconnues par la législation européenne.

Nous veillons à ce que tous nos sous-traitants respectent les exigences du RGPD en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité.

10. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité de vos données à caractère personnel. Ces mesures visent à protéger vos données contre tout accès non autorisé, toute perte, altération ou divulgation.

11. Combien de temps conservons-nous vos données ?

La durée de conservation de vos données à caractère personnel dépend de la finalité du traitement et du type de données concernées. Mbrella applique des durées de conservation proportionnées, conformes aux exigences légales et contractuelles.

Voici les grandes lignes des durées de conservation appliquées :

• Données liées à l'utilisation de la plateforme (comptes, budgets, trajets, dépenses, avantages)
En tant que sous-traitant, Mbrella conserve les données conformément aux instructions de ses clients, qui sont les responsables du traitement des données de leurs collaborateurs. Ces durées sont définies par les clients en fonction de leurs obligations légales, contractuelles et opérationnelles.

• Données de support et de communication avec les travailleurs des clients qui utilisent la Plateforme (chat, e-mails, demandes d'assistance)
Conservées tant que le client a un contrat avec Mbrella et que l'utilisateur (travailleur) a un compte sur la Plateforme.

• Données marketing et commerciales (formulaires, inscriptions à des événements, interactions avec l'équipe commerciale)
Conservées pendant 3 ans après la dernière interaction.

• Données de facturation et comptabilité
Conservées pendant 10 ans conformément aux obligations légales.

• Données techniques lors de visites de nos comptes sur les réseaux sociaux
Conservées tant que nos comptes sur ces réseaux sociaux existent et tant que vous les visitez.

12. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données à caractère personnel. Ces droits vous permettent de garder le contrôle sur vos informations. Toutefois, l'exercice de ces droits dépend du rôle que Mbrella occupe dans le traitement de vos données :

• Lorsque Mbrella agit en tant que responsable de traitement, vous pouvez exercer vos droits directement auprès de Mbrella.
• Lorsque Mbrella agit en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients (par exemple pour les données des employés des entreprises clientes), vos droits doivent être exercés auprès du responsable de traitement, c'est-à-dire votre employeur ou l'entreprise cliente. Mbrella assistera ce responsable dans la gestion de votre demande, conformément à l'article 28 du RGPD.

Les droits incluent :

• Droit à l'information : vous pouvez obtenir des informations sur le traitement de vos données. Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si les données traitées incluent les membres de votre personnel, vous vous engagez à leur communiquer ce document.
• Droit d'accès : vous pouvez accéder à vos données personnelles et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement ou à la limitation : vous pouvez demander la suppression de vos données, ou de limiter la façon dont nous utilisons ces données, si vous pensez que nous n'avons pas (plus) de base légale pour les traiter.
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données, notamment pour des finalités de marketing direct ou lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime.
• Droit à la portabilité : vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, ou à ce qu'elles soient transmises directement à un autre responsable de traitement.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• Droit d'introduire une réclamation : vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données compétente si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter via les coordonnées indiquées dans la section « Comment pouvez-vous nous contacter ? ».

13. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Pour toute question relative à cette Politique de confidentialité, à l'exercice de vos droits ou à la manière dont Mbrella traite vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter via les coordonnées suivantes :

Mbrella SA/NV
Adresse : 12 Cantersteen, 1000 Bruxelles
Numéro d'entreprise : 0776.753.432
E-mail général : hello@mbrella.eu
E-mail du Délégué à la Protection des Données (DPO) : dpo@dieteren.be

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans les meilleurs délais et à vous accompagner dans l'exercice de vos droits.